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Exclusão de dados

Esta página explica como solicitar acesso, correção ou exclusão de dados tratados pela Assinafy, inclusive dados de contas, Workspaces, documentos, signatários e do complemento Assinafy para Google Workspace. Pedidos de privacidade podem ser dirigidos diretamente ao encarregado de dados pela Assinafy pelo e-mail [email protected], além dos canais indicados nesta página.

Escolha o que você deseja tratar

Objetivo Como começar
Excluir ou encerrar uma conta Assinafy Acesse a plataforma e use os controles disponíveis para sua função. Se a opção necessária não estiver disponível, use o canal de contato
Excluir um documento ou uma solicitação de assinatura Verifique as ações disponíveis no documento dentro do Workspace correto ou envie um pedido pelo canal de contato
Exercer direitos como signatário, destinatário ou outra pessoa titular de dados Envie um pedido de privacidade pelo canal de contato, mesmo que você não tenha uma conta Assinafy
Remover dados do complemento para Google Workspace Siga a seção Assinafy para Google Workspace antes de revogar o acesso ou desinstalar o complemento
Excluir um arquivo do Google Drive, Google Documentos ou Gmail Use os controles do próprio Google; essa exclusão é separada da Assinafy

Pedidos que abrangem mais de um item devem indicar separadamente cada conta, Workspace, documento, arquivo ou integração que se deseja tratar.

Contas e Workspaces Assinafy

Para pedir a exclusão de uma conta ou de dados de um Workspace:

  1. Acesse a plataforma Assinafy com uma conta autorizada.
  2. Confira se você está no Workspace correto e use os controles disponíveis para sua função.
  3. Se a exclusão desejada não estiver disponível, abra uma solicitação no canal de contato da Assinafy.
  4. Informe se o pedido trata do seu acesso individual, de um Workspace, dos dados da conta ou também do encerramento da relação contratual.

O acesso de um integrante e os dados pertencentes a um Workspace são itens diferentes. Remover um integrante não significa, por si só, excluir os documentos da organização. Da mesma forma, um pedido sobre dados pessoais não deve ser interpretado automaticamente como autorização para excluir dados de outras pessoas ou da organização.

A Assinafy poderá solicitar informações adicionais para confirmar sua identidade, sua relação com a conta e sua autorização sobre o Workspace. Não envie senha, chave de API, código de acesso, arquivo, CPF ou conteúdo de documento no primeiro contato.

Documentos e solicitações de assinatura

A possibilidade de excluir ou alterar um documento depende do estado da solicitação, das permissões da pessoa solicitante e das obrigações aplicáveis ao registro.

Para um documento que ainda não foi enviado para assinatura, use a ação de exclusão disponível na plataforma. Se o documento foi criado como rascunho pelo complemento do Google Workspace, siga também as instruções específicas desta página.

Para um documento já enviado, assinado, certificado, recusado, cancelado ou expirado:

  1. Abra o documento no Workspace correto e verifique as ações disponíveis.
  2. Se a exclusão não estiver disponível, envie o identificador do documento pelo canal de contato. Não envie o próprio documento no contato inicial.
  3. Informe sua relação com o documento: remetente, administrador do Workspace, signatário, destinatário em cópia ou representante autorizado.

Documentos e registros relacionados podem precisar ser preservados para manter a integridade da assinatura, cumprir obrigação legal ou regulatória, exercer direitos, prevenir fraude ou proteger a segurança do serviço. Quando uma exclusão não puder ser atendida integralmente, a resposta explicará a limitação aplicável e as medidas possíveis, como restrição de acesso ou outra providência compatível com a finalidade de retenção.

Signatários, destinatários e direitos sobre dados pessoais

Você pode enviar um pedido de privacidade mesmo sem ter criado uma conta Assinafy. Isso se aplica, por exemplo, quando seus dados foram incluídos por outra pessoa em uma solicitação de assinatura.

Conforme aplicável ao caso e à legislação de proteção de dados, você pode solicitar:

  • confirmação e acesso aos seus dados pessoais;
  • correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
  • anonimização, bloqueio ou exclusão de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade;
  • informação sobre compartilhamentos e sobre as consequências de não fornecer consentimento, quando aplicável;
  • portabilidade, oposição, revogação de consentimento ou revisão de decisão automatizada, nos casos previstos em lei; e
  • informações adicionais sobre o tratamento de seus dados.
  • Você também pode peticionar perante a ANPD, porém, indicamos primeiro buscar uma solução junto à Assinafy.

Para fazer o pedido:

  1. Abra o canal de contato da Assinafy.
  2. Identifique o assunto como Privacidade e dados pessoais.
  3. Descreva seu pedido e sua relação com a Assinafy ou com o documento.
  4. Quando possível, informe o nome do Workspace remetente e o identificador do documento. Evite incluir dados de outras pessoas ou o conteúdo do documento.
  5. Conclua as etapas solicitadas para comprovar sua identidade e impedir que dados sejam entregues ou alterados por uma pessoa não autorizada.

Quando o documento tiver sido criado por um cliente da Assinafy, poderá ser necessário envolver esse cliente para determinar ou executar a medida adequada. A resposta indicará o encaminhamento aplicável sem revelar dados de terceiros.

Verificação, retenção e conclusão do pedido

A verificação será proporcional ao pedido e aos riscos envolvidos. Poderão ser solicitados dados adicionais para confirmar identidade, titularidade, representação ou autoridade sobre uma organização. Segredos de autenticação e documentos completos não devem ser enviados pelo formulário inicial.

Uma solicitação de exclusão não alcança dados que precisem ser mantidos por obrigação legal ou regulatória, exercício regular de direitos, prevenção a fraude, segurança ou outra base legal aplicável. Dados mantidos por uma dessas razões ficam limitados à finalidade e ao período pertinentes.

Não existe promessa de exclusão instantânea nem de um prazo único para todos os pedidos.
A Assinafy confirmará o recebimento do pedido e responderá nos prazos previstos na legislação, em regra, até 15 (quinze) dias para pedidos de confirmação e de acesso, ainda que a conclusão de determinadas exclusões dependa de etapas adicionais. O atendimento informará:

  • o alcance da medida concluída;
  • os dados que não puderam ser excluídos e a razão aplicável;
  • qualquer etapa que dependa do titular, de uma organização ou de outro serviço; e
  • como pedir esclarecimentos adicionais.

Algumas exclusões são definitivas. Confirme o Workspace, a conta e o documento antes de concluir uma ação que a interface identifique como irreversível.

Assinafy para Google Workspace

O complemento Assinafy para Google Workspace funciona no Google Documentos, Google Drive e Gmail. Os dados da integração, os documentos na Assinafy e os arquivos mantidos pelo Google são controlados separadamente.

Para remover a integração de forma completa, siga esta ordem:

  1. descarte os rascunhos elegíveis que não deseja manter;
  2. desconecte a Assinafy dentro do complemento;
  3. exclua no Google Drive as cópias ou arquivos que não deseja manter;
  4. remova o acesso da Assinafy à sua Conta Google; e
  5. desinstale o complemento.

Revogar o acesso ou desinstalar antes de usar Desconectar não exclui os registros já criados. Se você não consegue mais abrir o complemento, solicite a remoção dos registros restantes pelo canal de contato.

Desconectar a Assinafy

Quando Desconectar termina com sucesso, o complemento exclui a credencial Assinafy armazenada de forma criptografada e a seleção do Workspace Assinafy vinculadas à sua Conta Google. Na versão atual, essa credencial é uma chave de API.

Desconectar não exclui:

  • rascunhos restantes no complemento;
  • documentos ou solicitações na Assinafy;
  • o arquivo de origem no Google Documentos, Drive ou Gmail; ou
  • um PDF assinado já salvo no Google Drive.

A credencial excluída não pode ser recuperada pelo complemento. É possível iniciar uma nova conexão posteriormente com uma credencial válida.

No Google Documentos, Google Drive ou Gmail:

  1. Abra a Assinafy no painel lateral.
  2. Abra o menu do complemento e escolha Configurar conexão. Quando o cartão inicial oferecer a opção, também é possível escolher Configurações.
  3. Escolha Desconectar.
  4. Revise o aviso e confirme em Desconectar.
  5. Aguarde a mensagem Assinafy desconectada.

Descartar um rascunho não enviado

  1. Abra o cartão inicial da Assinafy.
  2. Escolha Abrir rascunhos.
  3. No rascunho desejado, escolha Descartar.
  4. Leia a confirmação apresentada pelo complemento.
  5. Se a ação disponível for Descartar rascunho, confirme para excluir o upload elegível na Assinafy e o rascunho local.
  6. Se aparecer Concluir descarte, confirme para remover o rascunho local que restou depois de o documento já ter sido removido da Assinafy.

O descarte remoto só é permitido quando ainda não existe uma solicitação de assinatura e o estado atual informado pela Assinafy permite excluir o documento. Se uma solicitação já existir, o complemento poderá oferecer Remover rascunho local. Essa ação remove somente o rascunho do complemento; o documento e a solicitação permanecem na Assinafy.

O complemento consulta novamente o documento antes de excluí-lo. Uma falha sem confirmação não significa que a exclusão foi concluída. Reabra o rascunho para verificar qual ação está disponível.

Descartar o upload ou remover o rascunho local não pode ser desfeito pelo complemento. Nenhuma dessas ações altera a fonte original no Google Documentos, Drive ou Gmail.

Excluir arquivos do Google

O complemento não exclui o arquivo de origem. Para removê-lo, use os controles do Google Documentos, Drive ou Gmail e gerencie a lixeira correspondente. As políticas definidas pelo administrador da organização podem limitar ou adiar a exclusão definitiva.

A opção Salvar PDF assinado no Drive cria uma cópia separada na pasta Assinafy. Para excluí-la:

  1. Abra a pasta Assinafy no Google Drive.
  2. Localize o PDF concluído e mova-o para a lixeira.
  3. Se desejar a exclusão definitiva e as regras da organização permitirem, exclua o arquivo também da lixeira.

Excluir a cópia do Drive não exclui o documento na Assinafy. Excluir um documento na Assinafy também não remove automaticamente uma cópia no Drive.

Durante a conversão de um DOCX, o complemento cria temporariamente um arquivo chamado Conversão temporária Assinafy dentro da pasta Assinafy e tenta excluí-lo depois da conversão. Se uma conversão terminar com erro, verifique a pasta e exclua manualmente um arquivo temporário restante.

No Gmail, o complemento não altera a mensagem nem o anexo original. Excluir a mensagem no Gmail não remove um documento que já tenha sido transferido à Assinafy.

Remover o acesso da Conta Google

  1. Abra as conexões de terceiros da sua Conta Google.
  2. Localize Assinafy em Acesso à sua Conta Google.
  3. Abra os detalhes, escolha Remover acesso e confirme.

Consulte também as instruções do Google para gerenciar conexões de terceiros.

Remover o acesso impede novos acessos autorizados aos dados do Google, mas não exclui dados já transferidos à Assinafy, registros locais do complemento nem arquivos no Drive.

Desinstalar o complemento

  1. Abra Seus apps no Google Workspace Marketplace.
  2. Abra as opções da Assinafy.
  3. Escolha Desinstalar e confirme em Desinstalar app.

Também é possível usar Extensões > Complementos > Gerenciar complementos no Google Documentos. Consulte as instruções do Google para desinstalar um app do Marketplace.

Se a Assinafy foi instalada pelo administrador da organização, somente um administrador poderá desinstalá-la para os usuários abrangidos pela instalação.

Retenção dos registros do complemento

O complemento não armazena os tokens de acesso do Google nem o token temporário da mensagem do Gmail. Os arquivos de origem transitam em memória durante a operação e não são gravados no armazenamento persistente do complemento. Telefone e CPF informados para um destinatário também não são persistidos nesse armazenamento.

Os registros locais seguem estes períodos:

Registro Período
Credencial Assinafy criptografada e Workspace selecionado Até substituição ou desconexão concluída
Rascunhos e vínculos de documentos mantidos pelo complemento Até o descarte concluído ou com expiração programada para 30 dias após a gravação mais recente
Registros temporários de segurança e operação Somente pelo prazo curto necessário à ação, com expiração programada em no máximo 30 dias

A remoção automática ocorre de forma assíncrona depois da data de expiração. Esses prazos não se aplicam aos documentos mantidos na plataforma Assinafy nem aos arquivos mantidos pelo Google. Para pedir a exclusão de registros do complemento antes do vencimento programado, use o canal de contato e identifique o assunto como Privacidade — Assinafy para Google Workspace.

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