Proteger informações sensíveis é uma das principais preocupações de quem lida com documentos digitais, mas esse “problema” não tira a noite de sono de quem conta com a assinatura eletrônica na rotina, já que o recurso, quando adotado por meio de uma plataforma confiável, segue tudo o que pede a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), garantindo segurança, integridade e conformidade legal nos processos.
No geral, a LGPD exige que dados pessoais sejam tratados com responsabilidade, o que envolve desde a coleta até o armazenamento das informações, e a assinatura eletrônica contribui para isso ao oferecer mecanismos de autenticação para garantir a integridade dos dados de cada signatário, como a criptografia de ponta e formas de rastrear os processos.
Na prática, isso significa que um contrato assinado digitalmente só pode ser acessado por quem tem permissão, e toda a movimentação do documento fica registrada, o que ajuda a evitar fraudes e garante mais controle sobre as informações.
Quer saber mais sobre como a tecnologia pode ajudar sua empresa a se adequar às normas da LGPD? É só continuar a leitura!
Segurança de dados com assinatura eletrônica: como é possível?
A segurança de dados é garantida pela assinatura eletrônica por meio de recursos que protegem os documentos contra acessos indevidos, alterações e perdas de informação. São eles: os sistemas de criptografia de ponta, os carimbos de tempo e os sistemas de verificação da Infraestrutura de Chaves Pública brasileira (ICP-Brasil), que garantem que cada assinatura seja válida, rastreável e inviolável.
Diferentemente dos documentos impressos, que podem ser perdidos, rasurados ou manipulados, os arquivos assinados eletronicamente permanecem íntegros do começo ao fim do processo, porque:
- Ficam armazenados na nuvem, sem possibilidade de serem perdidos.
- Qualquer tentativa de alteração no arquivo após a assinatura invalida totalmente as rubricas.
- As alterações feitas no documento antes da autenticação deixam um registro no histórico que possibilita que todos os envolvidos com acesso ao arquivo possam visualizar.
Além disso, a identidade de cada pessoa envolvida na assinatura é confirmada com antecedência, o que impede tentativas de fraude e aumenta o nível de confiança entre as partes. Em linhas gerais, esse tipo de controle favorece uma gestão segura de documentos, principalmente em situações que exigem confidencialidade.
Um exemplo comum é o envio de orçamentos ou contratos comerciais: com a assinatura eletrônica, o conteúdo chega apenas ao destinatário autorizado, sem riscos de vazamento ou alterações, garantindo a proteção dos dados sensíveis desde o envio até o arquivamento.
E o melhor é que essa tecnologia está totalmente em conformidade com a LGPD. Siga sua leitura para saber mais!
Conformidade LGPD: a assinatura eletrônica atende aos requisitos?
Sim! A assinatura eletrônica atende plenamente aos requisitos da LGPD e contribui, de forma direta, para que empresas evitem penalidades relacionadas ao uso indevido de dados pessoais.
E isso é importante até do ponto de vista da percepção que os clientes têm sobre sua marca: quando você investe nesse recurso, está demonstrando que sua solução possui mecanismos estruturados para proteger as informações que coleta, armazena e compartilha, seja de seus clientes, colaboradores ou outros, principalmente porque a LGPD estabelece uma série de obrigações que envolvem segurança, transparência e controle sobre os dados, o que envolve:
- Finalidade do uso de dados: ao solicitar a assinatura de um documento, é preciso definir para quais fins os dados serão usados, garantindo o princípio da finalidade.
- Consentimento do titular: significa que, para uma empresa ou organização usar os dados pessoais de alguém, essa pessoa precisa autorizar o uso de forma clara.
- Acesso restrito às informações: somente pessoas autorizadas podem ter acesso aos documentos, o que evita compartilhamentos indevidos e preserva a privacidade dos envolvidos.
- Registro de atividades: todas as etapas da assinatura devem ser registradas em logs – registros automáticos que guardam informações sobre cada ação feita –, o que permite rastrear quem acessou, visualizou ou assinou o documento.
- Proteção contra vazamentos: como os arquivos trafegam em um ambiente criptografado, as chances de exposição de dados são reduzidas ao mínimo.
Por que é importante estar em dia com a LGPD?
Cumprir a LGPD demonstra cuidado com a privacidade de quem confia seus dados à sua empresa. Esse compromisso passa uma mensagem clara: as informações estão sendo tratadas com seriedade, dentro dos limites da lei.
Assim, a assinatura eletrônica reforça esse posicionamento ao tornar o processo mais seguro e confiável. Além de evitar problemas legais, ela facilita o dia a dia da equipe e contribui para uma relação mais transparente com clientes, parceiros e colaboradores – tudo com validade jurídica.
Qual a validade jurídica da assinatura eletrônica pela LGPD?
A assinatura eletrônica tem validade jurídica garantida no Brasil desde que feita por meio de uma plataforma credenciada à ICP-Brasil, o que garante total conformidade com a LGPD, já que o próprio órgão – que dita as regras sobre essa tecnologia no país – exige que as ferramentas credenciadas estejam adequadas à legislação.
Além disso, a modalidade é reconhecida por leis específicas que regulamentam o uso de meios digitais na formalização de contratos, documentos e outros registros, desde que respeitados os princípios de segurança, integridade e consentimento.
Atualmente, essa base legal está prevista em normas como:
- A Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas brasileira (ICP-Brasil) e reconhece a validade de assinaturas eletrônicas.
- O Código Civil, que determina que contratos eletrônicos são juridicamente válidos, desde que cumpram os requisitos legais dispostos em seu artigo 104.
- A Lei nº 13.709/2018, que determina que o tratamento de dados deve ser feito com segurança e com consentimento do titular, o que é atendido pela assinatura eletrônica.
Na prática, quando a ferramenta de assinatura eletrônica que você escolheu segue tudo isso, você tem a garantia de que os arquivos rubricados têm a mesma força legal de documentos assinados à mão.
O que garante a validade, nesse caso, é a capacidade de comprovar quem assinou, quando assinou e se o conteúdo permaneceu inalterado desde a rubrica, o que é possível graças aos mecanismos que acompanham a tecnologia.
Para empresas, essa segurança jurídica traz mais agilidade, reduz burocracias e evita disputas, já que todo o processo pode ser auditado se necessário. Então, não dá para ficar parado e perder para a concorrência, não é mesmo? Veja como usar esse recurso para garantir o compliance por aí!
Compliance digital com assinatura eletrônica: como garantir?
Investir em compliance digital com assinatura eletrônica é importante para garantir que sua empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentos, especialmente no que diz respeito à proteção de dados e à segurança das informações.
Isso porque o compliance envolve a implementação de políticas e práticas para assegurar que todos os processos eletrônicos estejam alinhados com as exigências legais, como é o caso da assinatura eletrônica, uma das ferramentas mais recomendadas para o caso por facilitar a verificação da autenticidade e assegurar que o tratamento de dados pessoais esteja conforme a LGPD.
Pronto(a) para começar a adequação por aí? Aqui vai um passo a passo para garantir o compliance digital na sua empresa com o uso da assinatura eletrônica!
1. Escolha uma plataforma de assinatura eletrônica confiável
A primeira etapa para um compliance digital eficiente é escolher uma plataforma de assinatura eletrônica que atenda a todos os requisitos legais e técnicos exigidos. Por isso, certifique-se de que a plataforma adote criptografia de ponta, protocolos de segurança e esteja em conformidade com a legislação brasileira.
2. Garanta a rastreabilidade e a autenticidade dos documentos
Para cumprir com os requisitos do compliance digital, é importante garantir que todos os documentos assinados eletronicamente possam ser auditados e rastreados. A rastreabilidade é uma característica indispensável à opção escolhida, e se refere à capacidade de identificar quem assinou o documento, quando isso aconteceu e se houve alterações nele antes da rubrica.
3. Obtenha consentimento explícito e documentado
A LGPD exige que os signatários deem seu consentimento para o tratamento de seus dados pessoais, e esse aceite precisa estar claro e documentado.
Na assinatura eletrônica, esse processo pode ser feito ao vincular a assinatura de um documento à aceitação de uma política de privacidade ou aos termos de uso, o que facilita a fase de obtenção do consentimento sem comprometer a conformidade legal.
4. Reduza riscos de fraudes e não conformidades
Atente-se a este detalhe: a plataforma escolhida deve possibilitar o cumprimento das exigências legais de transparência e acesso restrito às informações, pois esse fator evita que dados sensíveis sejam manipulados sem a devida autorização.
Além disso, uma boa solução garante que os signatários não possam negar a autoria de suas assinaturas e também que o documento não foi alterado pós-assinatura. Certifique-se disso também.
Seguindo esses passos à risca, não há o que temer: é só usufruir da tecnologia alinhada com a legislação sem medo – e com muita eficiência nos seus processos. Sucesso!
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