Um mesmo documento não pode ter assinatura física e assinatura digital ou eletrônica ao mesmo tempo, se você quiser garantir, a você e aos signatários, segurança jurídica total.
Documentos físicos e digitais são tratados de formas diferentes do ponto de vista legal, e misturar os dois pode comprometer a validade da assinatura, independentemente do tipo.
A seguir, você vai entender o porquê.
Pode ter assinatura digital e manual no mesmo documento?
Não, a rubrica física e manual não pode ser usada em conjunto com a digital, pois documentos digitais e físicos são vistos judicialmente de formas diferentes.
Em resumo, para você ter 100% de segurança jurídica num contrato, ele deve ser assinado 100% de forma digital ou 100% de forma física. Não misture os dois tipos de registros!
Imagine gerar um contrato, validá-lo pelos meios eletrônicos e, depois, imprimi-lo. Ainda que ele tenha um valor digital, quando passa a ser físico, ele perde a validade conquistada pela assinatura digital; há uma quebra de autenticidade, entende?
O mesmo acontece com o contrato físico, que só existe legalmente porque há uma rubrica manuscrita, além da confirmação do cartório.
Então, qual é a melhor opção: assinatura física ou eletrônica?
A assinatura eletrônica é sempre a melhor opção porque gera menos custos, economiza tempo e é mais segura graças à criptografia dos dados.
Por exemplo, suponha que um contrato físico seja perdido: para validá-lo novamente, será necessário reimprimi-lo e buscar a nova assinatura das partes, arcando mais uma vez com os gastos em cartório e até perdendo mais tempo se deslocando até lá.
Agora, outra opção seria criar o mesmo documento diretamente como um contrato eletrônico e otimizar o processo de assinaturas e validação jurídica, migrando tudo para o ambiente online – o que também dá a garantia de que você não vai mais perder o papel, dentre outros benefícios que você conhece adiante.
7 principais vantagens da assinatura eletrônica
Se misturar os dois formatos não é permitido, a decisão passa a ser estratégica: optar pelo físico ou migrar de vez para o digital.
Inclusive, quando se trata da assinatura eletrônica, há uma série de vantagens para a autenticação e a gestão dos seus documentos, a começar pela praticidade e economia de tempo de todos os envolvidos, passando até pela segurança, que é muito melhor graças à criptografia dos dados.
Veja mais a seguir!
1. Praticidade
É inegável que o eletrônico trouxe muito mais praticidade na manutenção de informação. No caso dos documentos, é possível fazer a gestão de uma infinidade de dados de forma rápida e acessível e, ao utilizar as assinaturas eletrônicas, também não há mais a necessidade de ir a cartórios para conseguir o reconhecimento de firma: tudo é feito diretamente online e a qualquer momento.
2. Economia de tempo
Enquanto para validar um contrato físico é preciso imprimi-lo, conseguir as assinaturas e ir até o cartório, no digital, você só precisa de alguns minutos para enviar o documento aos outros signatários e aguardar a assinatura deles. E só! O processo de validação é muito mais rápido.
3. Segurança
Quando o assunto é segurança, os documentos assinados eletronicamente não perdem em nada para os rubricados de forma tradicional, isso porque todo o processo acontece por meio de criptografia, assegurando aos envolvidos que as informações contidas naquele documento serão preservadas.
4. Menores custos
Ainda que muita gente pense o contrário, no processo online, há menos gastos envolvidos, pois não há necessidade de deslocamento ou mesmo custos para validar a papelada, já que algumas plataformas de assinatura eletrônica permitem a assinatura personalizada e gratuita de alguns documentos, mesmo ao assinar planos, o valor vale a pena em comparação com os custos de ir até o cartório e ainda pagar pelo reconhecimento.
5. Armazenamento otimizado
Com a assinatura eletrônica, você não corre o risco de perder tudo e ter que passar por todo o processo de coleta de rubricas e validação novamente, isso porque todos os documentos podem ficar armazenados digitalmente na nuvem, dentro da sua área de cadastro na plataforma escolhida.
6. Validade legal
A validade das assinaturas eletrônicas no Brasil é respaldada pela MP 2.200-2/2001 e regulamentada pela ICP-Brasil, então, pessoas físicas e jurídicas podem usá-las sem preocupação, desde que executando-as através de soluções reconhecidas disponíveis no mercado.
E, por falar em pessoas jurídicas…
7. Manejo facilitado de grande quantidade de documentos
Ainda por cima, é importante destacar: os benefícios da assinatura digital impactam diretamente no cotidiano de organizações que lidam com um volume maior de documentação para protocolar, portanto, antes de sequer criar seu contrato, pondere o uso desse tipo de solução.
→ Sua empresa ainda documenta acordos de forma física? Você continua com dúvidas sobre a validade das assinaturas que faz pelo computador?
Experimente uma plataforma certificada e preparada para esse processo, comprovando, na prática, tudo o que descobriu no decorrer deste conteúdo!
Até a próxima.
Deixe seu comentário ou dúvida