O fluxo de documentos é o caminho que a documentação percorre dentro de uma empresa, passando por etapas como criação, assinatura, arquivamento ou até descarte. Esse processo, quando bem organizado, otimiza rotinas empresariais e garante a segurança das informações.
Por isso, ele envolve:
- A identificação dos documentos
- O mapeamento de todas as etapas do ciclo
- A delegação de responsabilidades
- E a garantia de um armazenamento seguro
Além disso, essa organização é essencial para garantir que as informações cheguem às pessoas corretas no momento adequado. Um bom fluxo evita o retrabalho, reduz a chance de erros e aumenta a agilidade e a inovação de processos.
Descubra, neste guia, quais são as etapas, as diferenças entre fluxo digital e físico e aprenda como montar o seu de maneira eficiente e prática!
9 etapas do fluxo de documentos
Para que o fluxo de documentos aconteça de forma segura e eficaz, é necessário passar por uma série de etapas interligadas, que vão garantir a organização, a rastreabilidade e a segurança de informações dentro da sua empresa.
- Criação: é a elaboração do documento conforme necessidade. Pode ser um termo de compromisso, uma requisição, um relatório, entre outros. Essa etapa envolve um ou mais responsáveis e pode ser feita em formato físico ou digital.
- Classificação: o papel ou arquivo deve ser classificado quanto ao tipo, categoria, nível de confidencialidade e a finalidade, a fim de facilitar sua localização posteriormente.
- Revisão: é a análise do conteúdo para verificar a coerência, completude e correção de dados, e pode envolver áreas específicas como financeiro, jurídico ou recursos humanos.
- Aprovação e assinatura: é quando a documentação é encaminhada para os responsáveis pela validação. Essa etapa pode incluir assinaturas digitais ou físicas e aprovação de lideranças ou de setores específicos.
- Registro e protocolo: apesar de ser uma etapa muitas vezes ignorada, ela é fundamental para o controle, já que consiste em registrar o documento oficialmente com data e números de protocolo, garantindo a rastreabilidade e segurança jurídica. Se você coletar os aceites por meio de uma ferramenta de assinatura eletrônica, desconsidere – este passo já acontecerá automaticamente após a validação da plataforma utilizada.
- Distribuição: com o arquivo aprovado e registrado, ele é encaminhado aos destinatários, para que cada um tenha uma cópia da documentação.
- Arquivamento: é quando o arquivo fica armazenado de forma segura para ser acessado futuramente através de um arquivamento temporário ou permanente em meios digitais – na nuvem – ou físicos – pastas, caixas de arquivo etc.
- Gerenciamento e controle: são as etapas de auditorias, atualizações, consultas e processo de versionamento.
- Descarte: o fim do “ciclo de vida” de um documento é o descarte, quando o arquivo ou papel é deletado ou descartado.
Quando cada fase é seguida corretamente, os riscos são reduzidos e os processos se tornam mais confiáveis, fornecendo diversas vantagens para a empresa.
Principais vantagens do fluxo de documentos para a sua empresa
Um bom fluxo pode trazer vantagens à sua empresa como o aumento da produtividade, a agilidade nas tomadas de decisões e a redução de custos.
- Aumento da produtividade: quando os colaboradores encontram informações com mais facilidade, acabam economizando tempo em tarefas manuais.
- Melhoria no controle de informações e integrações: com um bom fluxo, fica mais fácil rastrear documentos e saber quem os criou, editou, aprovou e onde os arquivos estão armazenados.
- Agilidade na tomada de decisões: graças à boa organização, as informações chegam mais rápido aos responsáveis, acelerando aprovações, pagamentos e contratos.
- Padronização de procedimentos: todos os arquivos passam a seguir os mesmos passos, o que reduz erros e facilita o treinamento de novos colaboradores.
- Redução de custos: automatizar processos reduz o uso de papel, a necessidade de espaço de armazenamento e despesas com transporte.
- Redução de erros humanos: um fluxo bem estruturado evita problemas como dados duplicados, versões perdidas e digitação incorreta, bem comuns quando uma única pessoa fica responsável por cuidar da burocracia e papelada.
- Maior acessibilidade: documentos armazenados digitalmente podem ser acessados de qualquer lugar com acesso à internet, eliminando as horas perdidas caçando papéis em um arquivo.
- Maior segurança na gestão de dados e informações: ao digitalizar seu fluxo, você consegue controlar acessos, auditar alterações e fazer backups automáticos, protegendo os dados da sua empresa.
Qual a diferença entre fluxo de documentos físico e digital?
O fluxo de documento físico é aquele em que todo o processo acontece a partir de papéis. O que acontece, na prática, é: alguém imprime o conteúdo, o preenche à mão ou no computador, assina fisicamente e entrega o papel para outra pessoa ou setor responsável.
Para isso, é necessário fazer um transporte manual e ter um espaço adequado para arquivamento físico, tornando o processo mais lento e sujeito a extravios, rasuras ou perdas de informações.
Já o fluxo de documento digital é aquele que acontece após a criação de um arquivo em formato eletrônico, que é desenvolvido, compartilhado, revisado, assinado eletronicamente e arquivado em softwares ou na nuvem.
O formato digital permite que as etapas aconteçam de forma mais rápida, segura e rastreável, mesmo à distância, pois diversos setores podem interagir com a documentação simultaneamente sem transporte manual e o uso de papéis, criando até mesmo uma cultura paperless e amigável ao meio ambiente.
Aqui vai um comparativo completo!
| Aspectos | Fluxo físico | Fluxo digital |
|---|---|---|
| Formato | Papel impresso | Arquivo eletrônico |
| Aprovação | Assinatura manual | Assinatura eletrônica |
| Transporte | Manualmente entre setores | Automatizado, por sistemas ou via e-mail |
| Velocidade | Mais lento | Mais rápido |
| Armazenamento | Gavetas, pastas, armários | Sistemas ou nuvem |
| Acesso | Local | Remoto |
| Segurança | Sujeito a perdas e danos | Controle de acesso, backup e criptografia |
| Custos | Gasto com papel, folha, impressão e ocasional autenticação dos documentos | Mínimos, já que as melhores plataformas de assinatura eletrônica do mercado permitem a assinatura e armazenamento de até 100 documentos gratuitamente por mês |
Mas não é só entender qual formato usar, viu! É importante estar atento(a) às etapas para descobrir como montar um bom fluxo de uma forma eficiente, sem prejuízos para a sua empresa.
Como montar um fluxo de documentos eficiente?
As etapas para montar um bom fluxo envolvem desde a identificação de documentos utilizados até o uso de tecnologias que facilitam os processos, como ferramentas de assinatura eletrônica.
Confira cada uma dessas etapas com exemplos didáticos!
1. Entenda com quais documentos você está lidando
Verifique quais os tipos de documentos circulam na sua empresa, se são contratos, Notas Fiscais, formulários, pedidos, relatórios, entre outros. Assim, você terá um olhar mais amplo sobre o fluxo, permitindo a divisão de papéis entre aqueles permanentes e temporários.
Por exemplo, uma empresa de recursos humanos lida com currículos, contratos de trabalho e folhas de ponto. Identificar esses arquivos ajuda na tomada de decisão sobre como será o fluxo a partir da criação.
2. Estruture as fases do ciclo do documento
Depois de entender os tipos, mapeie as etapas que eles percorrem com seus principais atores: quem cria, quem revisa, quem aprova, quem consulta e quem arquiva. Esse processo evita obstáculos, deixa o processo mais previsível e ajuda a entender os atrasos ou falhas.
Pense numa requisição de compra: ela é criada pelo setor de suprimentos, revisada pelo gestor, aprovada pela diretoria e enviada ao financeiro. Essa estruturação organizada transmite clareza sobre todas as etapas do fluxo para todos os envolvidos.
3. Entenda o que cada setor precisa
Os setores da sua empresa têm olhares diferentes sobre os documentos. O setor financeiro vai focar na agilidade, enquanto o RH pode dar mais atenção à confidencialidade, portanto, estude cada área e verifique quais as suas necessidades para desenvolver um fluxo engajador e eficiente.
O setor de compras pode, a título de exemplo, precisar de acesso a contratos de prestação de serviço de forma rápida durante uma reunião com clientes. Ter conhecimento dessa necessidade permite que você configure as permissões de acesso para acelerar o processo.
4. Classifique os documentos
Organize os documentos por tipo, assunto ou até setor para facilitar a localização e o controle de acesso. Se você optar por um fluxo digital, pode criar pastas adequadas categorizadas por:
- Datas
- Clientes
- Projetos
- Setor
- Ou outros critérios
Uma agência de marketing que separa os materiais dos clientes em pastas, por exemplo, consegue localizar de forma rápida todo o histórico de atendimento em poucos segundos, o que facilita no suporte e em auditorias.
5. Dê adeus ao papel
A essa altura do campeonato, você já deve ter percebido que o formato digital oferece mais vantagens. Para começar, os arquivos digitais oferecem mais praticidade de acesso, facilitam o compartilhamento e ainda armazenam as informações de forma muito mais segura. Sem contar que também é possível pesquisá-los por palavras-chave.
Ao digitalizar documentos antigos, uma empresa de engenharia pode passar a consultar arquivos de projetos anteriores com poucos cliques para agilizar novas propostas – ou até possibilitar que os engenheiros possam visualizar os projetos mesmo quando não estão no escritório.
6. Distribua tarefas com clareza
Cada etapa do fluxo de documentos precisa ter um responsável por criar, aprovar, assinar, entre outros. Se não houver essas delegações, a chance de falhas aumenta muito. Cada pessoa envolvida no fluxo deve saber exatamente o seu papel.
Pense em uma ordem de pagamento: se ninguém sabe quem é o responsável pela aprovação, o processo não anda, confusões são geradas e o que era pra ser algo simples se transforma em um transtorno.
7. Crie regras de acesso e proteja seus documentos
Configure quem terá acesso a cada arquivo e por que, levando em consideração a função ou o setor. Essa definição dos níveis de segurança protege informações sensíveis e evita alterações indevidas.
Por exemplo, você pode delimitar que apenas o setor de RH tenha acesso a informações médicas de colaboradores, enquanto o gestor visualiza apenas o ponto e a produtividade no sistema de gestão, garantindo confidencialidade de dados e conformidade jurídica.
8. Armazene em plataformas na nuvem
Empresas que lidam com um grande volume de dados online necessitam de um sistema em nuvem que facilite todo o processo de gestão eletrônica de documentos e o acesso remoto, permitindo compartilhamento rápido, fazendo backups automáticos e integrações com sistemas. Tudo com rastreamento de acessos!
Com um sistema em nuvem, uma equipe em home office acessa documentos de projetos, colabora em tempo real e evita atrasos mesmo sem estar no escritório, por exemplo.
9. Evite perdas com cópias
Mesmo com os documentos em nuvem, garanta que cópias de segurança sejam realizadas. Falhas técnicas, exclusões acidentais ou crimes cibernéticos podem ocorrer, e você pode acabar perdendo seus arquivos.
Com uma rotina de backup automático ou um bom plano de disaster recovery, você garante um armazenamento seguro.
Imagine que você tem uma empresa de softwares e tem problemas com seu servidor. Com o backup feito na semana anterior, você conseguiria recuperar todas as informações e evitar perdas financeiras. Dos males, o menor!
10. Automatize processos com gerenciamento eletrônico
Ferramentas tecnológicas como Sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), ajudam a automatizar o fluxo, controlar versões, definir permissões e muito mais, centralizando tudo em um só lugar, com acesso facilitado e organizado, em conformidade com as leis federais.
Com a GED na sua empresa, você vai passar a localizar os arquivos de forma muito mais rápida, acompanhando todo o histórico de alterações e ganhando tempo para focar em atender melhor seus clientes.
11. Desenvolva manuais e capacite colaboradores
Treine sua equipe para que todos saibam mexer nos sistemas e entender como funciona o fluxo de documentos. Esse momento de capacitação evita dúvidas, retrabalho e torna tudo mais eficiente.
Ao adotar um sistema tecnológico para gerenciar documentos, você pode oferecer mini cursos aos funcionários para treinamento interno, diminuindo possíveis erros por falta de familiaridade com a plataforma.
12. Identifique oportunidades de melhoria
Sempre podem surgir novas demandas, melhorias tecnológicas ou até mudanças na sua equipe, por isso, é importante avaliar o fluxo constantemente para verificar se ele está funcionando bem, através de feedbacks, análises de desempenho e auditorias internas.
13. Utilize uma plataforma de assinatura eletrônica
Plataformas de assinatura eletrônica permitem validar documentos de forma legal, segura e sem precisar de impressões ou autenticações em cartório. Com elas, você economiza tempo e também dinheiro, já que o custo-benefício é um super diferencial dessa opção que acelera processos que dependiam de envio físico ou reuniões presenciais para assinatura.
Este outro artigo publicado aqui, no blog sobre tecnologias da Assinafy, ensina como escolher uma boa plataforma de assinatura eletrônica para facilitar o processo por aí. Salve-o para ler em seguida, logo depois de entender como um fluxo de documentos funciona na prática!
Exemplo de fluxo de documentos na prática
Imagine que uma empresa de transportes precisa comprar novos equipamentos de informática. É assim que o fluxo de documentos aconteceria nesse caso:
- O setor responsável preenche a requisição para a compra.
- O documento passa pela análise do gestor.
- Ele segue para o setor financeiro, que verifica a disponibilidade de verba.
- Com a requisição aprovada, a ordem de compra é gerada e assinada.
- Quando a compra é efetuada, uma Nota Fiscal é emitida e arquivada juntamente com a documentação anterior.
Todas essas etapas realizadas são parte de um fluxo de documentos bem estruturado como o que você aprendeu a fazer nesta leitura. E aí, preparado(a) para estruturar o seu?
Deixe seu comentário ou dúvida