Workflow de aprovação de documentos: quando e como criar

Considere que o workflow ou fluxo de um documento numa empresa cobre todo o caminho que ele percorre dentro da organização e que o workflow de aprovação do documento é um conjunto de etapas que envolvem, especificamente, análises, validações e assinaturas.

Agora, considere que este artigo tratará do segundo fluxo mencionado.

Aqui, você vai entender porque o workflow de aprovação é tão importante para contratos, propostas e relatórios internos e como garantir que cada documento passe pelas pessoas certas antes de ser assinado, o que evita erros e retrabalhos.

Também vai descobrir como garantir organização mesmo se as análises, validações e assinaturas acontecem online e até aprender a montar um fluxo por conta própria! Boa leitura.

Workflow de aprovação de documentos: quando criar?

Nem todo arquivo de uma empresa precisa passar por várias etapas de validação, mas existem fluxos de documentos que envolvem revisões técnicas, aprovações formais ou várias partes e, para eles, vale a pena estruturar um workflow específico de aprovação.

Alguns exemplos são:

• Contratos com cláusulas específicas e/ou assinaturas múltiplas
• Solicitações de verba ou orçamentos que precisam de aprovação formal
• Documentos com impactos legais e/ou regulatórios
• Políticas internas que exigem validação da diretoria
• Propostas comerciais que precisam de revisão técnica ou jurídica

O workflow evita retrabalhos, atrasos e perda de registros importantes, além de agilizar a conclusão de muitos acordos.

Em empresas que optam por automatizar o fluxo de aprovação e a gestão de documentos, os benefícios são ainda mais evidentes, e envolvem acompanhamentos em tempo real, padronização das etapas até as assinaturas e rastreabilidade completa, dentre outros.

Mas, independentemente da opção pelo uso de tecnologias ou não, antes de qualquer coisa, é essencial que os responsáveis pelo processo saibam como criá-lo do início ao fim.

Como criar um workflow de aprovação de documentos?

Para a criação do seu fluxo, você vai precisar entender quais documentos realmente precisam passar por esse tipo de processo, mapear as etapas essenciais e definir os responsáveis por elas.

Em seguida, deverá estabelecer prazos para a conclusão de cada etapa – e aí, sim, terá chegado o momento de considerar automatizar. Fique por aqui para entender.

Passo a passo da criação de um fluxo de aprovação de documentos

Tendo escolhido entre todos os arquivos da sua empresa aqueles que são mais críticos e que precisam de menos burocracias e/ou mais agilidade para aprovação…

1. Defina o objetivo do seu workflow

Você vai seguir as etapas até firmar contratos com clientes ou até concluir relatórios financeiros e enviá-los para auditorias? Será que não quer um workflow voltado somente aos documentos que envolvem solicitações internas? Ou à aprovação de propostas comerciais?

Dá para ter vários fluxos para várias conclusões ou um fluxo geral com várias frentes, fica a seu critério, mas você vai precisar de clareza sobre o que quer resolver e da estruturação do workflow de forma que ele realmente funcione no dia a dia.

2. Mapeie as etapas

Liste todas as etapas que o processo precisa ter para o documento ser aprovado:

• Elaboração
• Revisão
• Aprovação parcial
• Aprovação final
• Assinatura
• Arquivamento
• Outras

Considere incluir validação jurídica, ajustes com terceiros, análises (no caso de contratos), envio externo etc. Lembre-se: cada documento ou situação pode pedir um caminho diferente.

3. Nomeie responsáveis

Para cada etapa, estabeleça também um responsável e um substituto, se considerar necessário para evitar que o processo fique parado.

Converse com outros setores da empresa e entenda se já existem pessoas específicas envolvidas em diferentes fases de aprovação de documentos e formalize seus papéis através do workflow.

4. Estabeleça prazos

Estudando a média de tempo que cada documento leva para chegar à assinatura ou arquivamento, defina prazos realistas e adequados para o fluxo (mais uma vez!) seguir sem travar.

Uma proposta pode ter dois dias para revisão e mais um para aprovação. Já um contrato mais complexo pode precisar de mais tempo e assim por diante.

Estabelecidos os prazos, uma dica extra é programar disparos automáticos de alertas para os responsáveis por cada etapa.

5. Transforme o workflow em algo visual

Busque por modelos de workflow de aprovação de documentos que melhor se encaixem a tudo o que você decidiu até esta etapa e ilustre a ideia para si e para os outros. A maioria dos processos desse tipo são visualizados em forma de fluxogramas, como este exemplo:

Você pode usar os modelos na criação do seu próprio conteúdo em imagem e usar plataformas como o Miro, o Canva ou o próprio PowerPoint ao desenvolver um fluxograma final.

6. Crie regras claras de aprovação

Defina o que precisa ser analisado, o que pode ser aprovado logo de cara e o que deve ser ajustado. Padronize campos a serem preenchidos em cada documento, anexos obrigatórios e formulários. Estabeleça critérios de aprovação e alteração para situações específicas também.

Talvez qualquer alteração contratual na sua empresa exija uma nova rodada de aprovação antes da assinatura ou uma solicitação de verba sempre precise vir com comprovantes e justificativas.

Já um termo de adesão interno pode ser aprovado imediatamente após o aceite do colaborador!

7. Implemente o workflow, teste e ajuste

Com o fluxo configurado, antes de colocá-lo oficialmente em uso, teste-o com documentos fictícios para identificar pontos falhos ou confusos e logo fazer ajustes.

Se alguma etapa travar numa aprovação simples, revise o projeto como um todo e identifique as lacunas. Solucione o que for possível enquanto tudo está sob controle.

8. Capacite os envolvidos

Explique sobre o workflow para quem fará parte dele, faça treinamentos rápidos, redija e compartilhe guias simples a serem consultados sempre que necessário e abra um canal para esclarecimento de dúvidas.

Isso facilita a adesão e evita que pequenos problemas se tornem obstáculos no futuro.

9. Comece a usar e fique de olho em tudo

Com o workflow de aprovação de documentos rodando, acompanhe indicadores-chave de desempenho (tempo médio de aprovação, etapas que mais atrasam e taxa de retrabalho, por exemplo) e escute os feedbacks da equipe para fazer melhorias.

Se precisar, faça como diz o ditado: dê um passo atrás para, em seguida, poder caminhar dois à frente.