Será que sua empresa precisa digitalizar processos?

A digitalização de processos em empresas é a conversão de fluxos de trabalho manuais e físicos em rotinas automatizadas, e precisa existir com foco na operação real, ou seja, na transformação da forma como a empresa lida com esses processos.

Ela pode acontecer, por exemplo, no que diz respeito a documentos e contratos, impactando tanto a criação e o recebimento dessa “papelada” quanto a assinatura, o armazenamento e até a segurança jurídica.

Enfim, independentemente do processo, digitalizar significa reduzir ou eliminar gargalos invisíveis, retrabalhos e problemas que travam a escalabilidade, então, quem investe nisso está um passo à frente da concorrência, sem dúvida.

Quer saber se faz sentido defender mudanças na sua empresa agora? Siga em frente nesta leitura!

Para que serve a digitalização de processos em empresas?

A digitalização de processos existe para uma empresa transformar atividades manuais em fluxos automatizados e estruturados, nos quais as informações são processadas em ambientes digitais e ficam armazenadas da mesma forma, sempre com centralização e rastreabilidade.

Na prática, digitalizar significa, por exemplo, substituir e-mails pouco profissionais, planilhas soltas e documentos desorganizados pelo uso de ferramentas que permitem que tudo aconteça de maneira integrada.

Enfim, são benefícios da digitalização:

• Menos erros operacionais
• Validações mais rápidas
• Históricos registrados para auditorias
• Redução do uso de papel e de custos
• Maior integração entre setores
• Transformação positiva da operação
• Previsibilidade e escalabilidade

A empresa fica muito mais alinhada com o ritmo que o mercado exige!

Como digitalizar processos hoje?

Isso depende de iniciativas que partem da gestão da organização e que podem envolver, dentre outros colaboradores, desenvolvedores responsáveis por integrações e pelo funcionamento de novos fluxos em sistemas já existentes.

Faça o seguinte:

1. Mapeie os processos atuais

Antes de escolher qualquer tecnologia, identifique cada etapa do fluxo atual a ser digitalizado: quem participa dele, onde surgem atrasos, retrabalhos, dependências manuais e riscos operacionais.

Evite digitalizar um processo ruim e apenas transferir os mesmos gargalos para outro formato.

2. Redesenhe o fluxo em formato digital

Com o processo mapeado, elimine etapas desnecessárias e defina como ele deve funcionar no ambiente digital, incluindo responsáveis, regras de aprovação, gatilhos, notificações automáticas e formas de registro.

Seu objetivo vai ser criar um fluxo mais simples, rastreável e escalável.

3. Escolha ferramentas que podem ajudar e integre-as aos seus sistemas

A tecnologia escolhida para a digitalização precisa se encaixar no fluxo redesenhado e conversar com as soluções já usadas pela empresa, como ERP, CRM, sistema financeiro ou plataformas internas.

Escolha com calma! Quanto maior a integração, menor a chance de criar novos retrabalhos em vez de resolver os antigos.

4. Valide antes de expandir

Depois da configuração do fluxo, teste o processo de ponta a ponta em um ambiente controlado. Esse momento serve para identificar falhas, ajustar regras, corrigir etapas confusas e garantir que a digitalização realmente funcione na prática antes de envolver toda a equipe.

5. Implemente em definitivo e monitore resultados

Com o fluxo validado, treine as pessoas envolvidas e monitore indicadores como tempo de execução, volume de erros, tempo de aprovação e custo operacional.

Seguir este passo a passo vai lhe permitir que a digitalização aconteça de forma controlada, conectando tecnologia à realidade da operação, e que haja evolução mais consistente ao longo do tempo.

Quais processos podem ser digitalizados? Quanto tempo demora?

Praticamente qualquer processo operacional que envolva troca de informações, aprovações ou similares pode (e deve!) ser automatizado em empresas de todos os nichos e setores.

Por exemplo: se existe um contrato circulando pela cidade e esperando por dias cada uma das assinaturas ou uma planilha sendo preenchida manualmente, o que tira horas de produtividade de um único colaborador, com certeza, existe uma oportunidade de digitalização de documentos.

O tempo de implementação de ferramentas e soluções para automação varia conforme a complexidade de cada um dos processos, mas você pode considerar, em média:

• Documentos/Contratos – de algumas horas a até dois dias
• Comercial e RH (onboarding, vendas etc.) – 2 a 4 semanas
• Financeiro (NFs, reembolsos e conciliação) – 2 a 4 semanas
• Operacional (integrações mais complexas) – 1 a 3 meses

Lembre-se de que você vai precisar digitalizar todo um fluxo, então, tenha paciência e organização, envolva as pessoas certas e pesquise bastante sobre cada tecnologia antes de implementar. As soluções precisam corresponder às necessidades da empresa.

E quanto custa digitalizar processos em empresas?

O custo da digitalização de processos, assim como o prazo para ela acontecer, varia conforme a complexidade do fluxo, o número de pessoas envolvidas, a necessidade de integração com outros sistemas e o tipo de ferramenta escolhida.

Mas nem toda digitalização exige um grande investimento inicial. É fato.

Em processos mais simples, principalmente os ligados a documentos, contratos e assinaturas, a empresa já pode começar com soluções de entrada gratuita ou de baixo custo e evoluir conforme a operação amadurece.

Há casos em que o primeiro passo pode ser apenas centralizar documentos, automatizar envios e permitir assinaturas eletrônicas em uma plataforma acessível. Já fluxos mais robustos, com integrações, automações específicas e múltiplas áreas envolvidas, tendem a exigir investimento maior.

Por isso, o ideal é você pensar menos em “quanto custa a ferramenta” e mais em “quanto a empresa perde hoje com retrabalho, demora, erros e falta de rastreabilidade”.

A digitalização de processos é legal?

Sim, desde que seja feita com critérios de segurança, integridade, autenticidade e rastreabilidade.

No caso dos documentos, mais uma vez usados como exemplo neste artigo, a legislação brasileira reconhece a validade das assinaturas eletrônicas e também prevê requisitos para que a digitalização preserve o valor jurídico das informações.

O que mais você precisa saber sobre digitalização de fluxo de documentos

As informações adiante valem muito para você entrar em ação! Elas tratam, especificamente, da transformação do seu negócio numa empresa “paperless” e na qual todas as informações transitam com segurança e economia de tempo e dinheiro.

O que é exatamente a digitalização de fluxo de documentos?

É um processo que envolve organização simplificada (criação ou importação desses documentos numa plataforma centralizada), compartilhamento automatizado (distribuição para todos os autorizados através de canais digitais) e assinatura eletrônica, além do armazenamento em nuvem dos “papéis”.

Por que vale a pena?

Além de funcionar como um bom pontapé inicial da digitalização de outros fluxos empresariais, a automatização de documentos e contratos dá agilidade para negociações e acordos, minimiza gastos e pode ser escalada sem esforço ou investimentos adicionais.

Sem contar que ela melhora a experiência de quem precisa assinar e/ou acompanhar esses documentos – principalmente quando a empresa utiliza plataformas avançadas que não exigem instalação ou sequer cadastro!

E documento digitalizado é o mesmo que arquivo em PDF?

Definitivamente, não. Se você está usando PDFs em vez de papeis, apenas trocou um formato por outro, mas mantendo todas as complicações que a verdadeira digitalização poderia reduzir ou eliminar.

Assim como documentos impressos, os feitos em PDF não têm armazenamento ou assinatura automatizados, rastreabilidade, controle de histórico, integração com o sistema da empresa (feita via API) ou validade jurídica garantida.

“Estou mesmo digitalizando ou só migrando de um formato para o outro?”

No fim, seja começando pelo fluxo de documentos ou por qualquer outro processo no qual você identifique necessidade urgente de mudança e economia, o que lhe cabe fazer agora é agir e observar o que acontece depois.

Se qualquer coisa ainda estiver pouco padronizada ou acontecendo “no improviso”, a transformação digital não está completa.

A digitalização real acontece quando um fluxo inteiro passa a ser estruturado, e os resultados vão ficando palpáveis ao longo do tempo.