O processamento inteligente de documentos começa na digitalização dos mesmos, mas não pára por aí, e envolve até a leitura e interpretação das informações digitalizadas.
Além disso, pode ser seguido pelo uso de assinaturas eletrônicas e pelo armazenamento em nuvem, por exemplo.
Tudo isso ajuda as empresas a organizar, buscar e validar informações com muito mais agilidade, reduzindo custos e minimizando erros operacionais. Sem contar que o uso da tecnologia contribui para um cotidiano mais paperless!
Você vai gostar de saber mais sobre o tema, então continue a leitura.
O que é um processamento inteligente de documentos?
O processamento inteligente de documentos ou Intelligent Document Processing (IDP), em inglês, é o uso de tecnologias para automatizar a captura, leitura e interpretação de informações contidas em papéis físicos ou digitais.
Ele não se resume somente à digitalização de arquivos, mas tem a ver com a aplicação de inovações e até da Inteligência Artificial para compreensão do conteúdo desses documentos, extração de dados relevantes e organização estruturada do mesmo.
É uma captura inteligente de dados tanto de documentos físicos quanto digitais.
Na prática, fazer um IDP significa transformar as informações de contratos (até então escaneados), Notas Fiscais (armazenadas em PDF), formulários etc. em dados fáceis de encontrar e compreender.
O que garante agilidade e precisão, enquanto reduz a necessidade da dedicação de humanos a processos totalmente manuais.
Tecnologias usadas no processamento inteligente de documentos
O IDP combina várias tecnologias ou ferramentas avançadas, como o Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) e a Automação Robótica de Processos (RPA).
O primeiro recurso faz a leitura do conteúdo que existe em imagem ou PDF e converte o que está “no visual” para um texto editável. O segundo, classifica e armazena os dados de forma automatizada, enviando-os e integrando-os ao sistema da empresa.
Informações interessantes sobre o Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR)
Em muitos IDPs, inclusive, o OCR funciona combinado com inteligência artificial.
A IA entende o contexto do conteúdo que é transformado de imagem em texto, então, alguns dados são preenchidos “de bate e pronto” no sistema integrado e caracteres distorcidos ou com algum problema de leitura são imediatamente corrigidos.
Para as empresas, a digitalização de documentos com OCR + IA representa, por exemplo, muito menos tempo gasto no preenchimento de informações de Notas Fiscais: datas de emissão e vencimento, valores (totais, parciais e impostos), nomes, CPFs/CNPJs, códigos etc.
Interessante, né?
Não bastasse, a tecnologia vai aprendendo com os exemplos e ajustando seu funcionamento com base em padrões e variações!
Aplicação da Automação Robótica de Processos (RPA) no dia a dia
A Automação Robótica de Processos ou RPA para automação de documentos, por sua vez, mantém ERPs e outros sistemas similares sempre alimentados e arquivos devidamente distribuídos em pastas – sem intervenções manuais.
O resultado de um processamento inteligente de documentos, portanto, é um fluxo de trabalho mais rápido, inteligente e escalável em diferentes setores e instituições e a transformação de informações em ativos valiosos para os negócios.
Adiante, você encontra uma lista completa de benefícios para considerar a ideia.
12 benefícios do IDP para empresas
A eliminação de trabalhos que tomam tempo e a possibilidade de pessoas e equipes poderem agir de forma mais estratégica é um dos benefícios de maior destaque dos IDPs, mas não o único.
Somam-se a ele, por exemplo, acesso rápido a informações essenciais, redução de tempo de resposta a clientes, modernização da gestão de documentos como um todo, sustentabilidade e preservação do meio ambiente, segurança de informações e menos riscos e fraudes, para começar a lista!
Não à toa, nos Estados Unidos e na Europa, só em 2025, 65% de um total de 600 grandes empresas afirmam ter acelerado a adoção de projetos de Processamento Inteligente de Documentos, com maioria usando algum tipo de IA para isso, segundo a empresa de software SER Group.
Isso tende a crescer.
Quem adota as tecnologias aqui mencionadas, extrai dados com aprendizado de máquina (machine learning), armazena e gerencia arquivos digitalmente e, aos poucos, vai inserindo outros recursos similares no cotidiano de um negócio, ganha em:
- Automatização de processos manuais
- Direcionamento estratégico de pessoas
- Acesso rápido a informações essenciais
- Menos tempo de resposta aos clientes
- Gestão de documentos modernizada
- Sustentabilidade (cotidiano paperless)
- Segurança de informação
- Prevenção de riscos e fraudes
- Interpretação facilitada de informações
- Correção automática de erros
- Redução de retrabalhos e aumento de eficiência
- Flexibilidade no manejo de documentos estruturados ou não
E que outras ferramentas podem complementar um IDP?
Existem várias tecnologias complementares às do IDP, como o próprio Machine Learning (aprendizado de máquina para extração avançada dos dados), os workflows inteligentes de aprovação e revisão e vários sistemas de gestão da operação, de clientes e de processos.
Inclua na lista as soluções de assinatura eletrônica, que se tornaram uma das formas mais práticas e acessíveis de empresas ampliarem os ganhos de um IDP, afinal, não só têm um ótimo custo-benefício, como garantem uma coleta de assinaturas:
- Em tempo recorde
- Com validade jurídica
- Armazenadas em nuvem
- Com segurança reforçada
- Com rastreabilidade completa
Ou seja, esse tipo de ferramenta fecha o ciclo de automação documental, permitindo que tudo aconteça à distância com as mesmas garantias (ou talvez mais!) de ações presenciais.
Está aí um conjunto de modernizações que mostra que, no fim das contas, tudo resulta numa mudança cultural focada na transformação digital – e que existem vários motivos para você começá-la agora!
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