CLM: o que é? Será que a sua empresa precisa?

Imagine que cada contrato da sua empresa é como uma história com começo, meio e fim. Então, considere o “contract lifecycle management” ou  a gestão do ciclo de vida do documento como a disciplina que organiza, governa e acompanha toda essa história, garantindo que cada capítulo siga uma lógica e esteja juridicamente adequado e alinhado aos objetivos do negócio.

Só um bom CLM, portanto, permite que a criação, negociação, aprovação, assinatura, execução, acompanhamento e encerramento do documento aconteçam de forma organizada, rastreável e sem surpresas.

Não à toa, essa abordagem diz respeito, acima de tudo, ao que podemos considerar uma “governança contratual”.

Quer gerenciar cada acordo feito por aí ao longo do tempo, evitando que detalhes importantes se percam, que prazos sejam ignorados, que riscos se acumulem ou que oportunidades fiquem pelo caminho? Siga esta leitura até o final.

O que é e para que serve o contract lifecycle management?

O CLM ou, em português, a gestão do ciclo de vida de contratos em empresas, é um conjunto de práticas, políticas e processos para que exista controle, previsibilidade e segurança sobre os contratos dessas organizações – desde a fase inicial de definição até o encerramento da relação entre as partes.

Mas, mais do que “organizar documentos”, o contract lifecycle management (CLM) define a estrutura como os contratos são criados, aprovados, executados e monitorados, garantindo total alinhamento entre áreas, como jurídico, financeiro, compras, vendas, RH e compliance.

Com ele, então, todos os processos ligados a esse tipo de documento ficam mais eficientes, seguros e previsíveis.

Enfim, quando implementado, o CLM leva à criação de um fluxo único, contínuo e integrado dos contratos corporativos, facilitando, por exemplo:

• O cumprimento correto (ou mais fácil de controlar) das cláusulas
• O cumprimento também de prazos de renovação, aprovação etc.
• A minimização de riscos jurídicos ou riscos de multas por cancelamentos
• Decisões mais rápidas e confiáveis
• A construção de relacionamentos baseados na confiança e na transparência
• Bastante economia de tempo e recursos

Como funciona exatamente um CLM?

O funcionamento da gestão do ciclo de vida de contratos é bem parecido com o de uma linha de produção: a cada nova demanda contratual, informações importantes são organizadas e, aos poucos, usadas para a construção do documento propriamente dito.

Depois, ele é analisado, negociado ou revisado e aprovado de forma consistente, conforme as regras definidas pela empresa.

Talvez você esteja se perguntando: “e tem tecnologias que ajudam nisso tudo?”, e a resposta é sim.

Nesse contexto, um software específico pode atuar como facilitador, apoiando controles de versão, aprovações, registros e alertas, da mesma maneira como o uso de uma solução de assinatura eletrônica pode garantir agilidade, validade jurídica e rastreabilidade no momento da formalização do contrato.

Porém, cabe reforçar: de nada adianta querer inovar no CLM sem que haja políticas claras, padronização e responsabilidades bem distribuídas.

Ainda, lembre-se: após a formalização, o contract lifecycle management continua ativo (durante toda a vigência do contrato), então, junto com a definição desses pontos, é necessário que a empresa deixe explícito “quando”, “como” e “quem” deve acompanhar obrigações, prazos, entregas, pagamentos e possíveis riscos.

Conheça as 6 etapas do ciclo de vida de um contrato

Se firmar um contrato não se resume a redigi-lo, assiná-lo e guardá-lo, para você acompanhar o que ficou registrado e garantir que os compromissos sejam cumpridos através de um planejamento de CLM, considere as seis etapas listadas adiante.

1. Pré-contratação: definição de objetivos, orçamento, prazos e necessidades. Organização das informações com auxílio de tecnologia, preferencialmente, e início da troca de dados entre equipes para a estruturação rápida de uma minuta
2. Contratação: etapa em que acontece a negociação e o fechamento do contrato; fase em que cada cláusula é analisada e aprovada pelos envolvidos
3. Pré-execução: período em que o contrato começa a valer na prática, no qual recomenda-se o uso de um software de CLM para gerenciar ajustes, assinaturas, pagamentos e datas
4. Execução: todo o tempo de vigência do contrato, no qual deve haver acompanhamento do cumprimento das cláusulas e do cronograma, de entregas, responsabilidades e tarefas, se possível, em tempo real
5. Encerramento: momento em que o contrato chega ao fim e um responsável deve conferir se os compromissos foram honrados, mantendo tudo registrado e organizado para consultas futuras
6. Renovação: é uma etapa que pode ou não existir, mas, se acontecer, entra no CLM por causa da importância da definição de data de expiração da proposta, de ajustes nas condições etc.

A cada passo, ficam mais evidentes os benefícios da abordagem, desde a economia de tempo até a integração entre áreas, a minimização de riscos e retrabalhos e a facilidade tanto de auditorias quanto de tomadas de decisão.

E, no fim, empresas que aderem à essa governança entendem, de uma vez por todas, que investir na gestão de contratos apoiada por boas práticas e pela transformação digital é uma decisão estratégica, não apenas operacional.

Então, vale a pena investir em software de CLM? Se sim, como escolher?

A queda do tempo de aprovação de contratos em várias empresas mundo afora de cerca de três semanas para apenas alguns dias, quando muito, prova que vale a pena investir tanto no processo de contract lifecycle management quanto em tecnologias que o apoiam.

Porém, antes de escolher um software, pondere opções que:

• Podem ser integradas à outras soluções já usadas na empresa
• Permitem a integração com uma API de assinatura eletrônica, por exemplo
• Têm um painel unificado e fácil de interpretar por quem precisa acompanhar prazos

• Estão devidamente alinhadas aos padrões de segurança de dados exigidos no Brasil
• Facilitam a automatização de lembretes e outros processos
• São fáceis de implementar

Testes gratuitos, demonstrações completas e um suporte que realmente responde também dizem muito. Leve-os igualmente em consideração.