A transformação digital é um desafio e, ao mesmo tempo, um avanço no mundo dos contratos: basta escolherem a tecnologia certa para pequenas e médias empresas deixarem de perder tempo com papeladas, assinaturas presenciais, burocracias e processos manuais.
Mas, é na escolha da tecnologia que muito gestor acaba se atrapalhando, pois muitos não sabem avaliar critérios técnicos, jurídicos e operacionais e acabam escolhendo soluções que até prometem agilidade, mas não garantem segurança, rastreabilidade ou integrações.
Você quer um dia a dia mais moderno, sustentável e produtivo, e ainda não sabe exatamente como agir para conseguir? Este artigo vai lhe ajudar!
Por que participar da transformação digital da gestão de contratos?
Quantas vezes um contrato já ficou parado por aí por falta de uma assinatura ou demorou tanto para ser assinado (por causa de impressões, envios, cobranças etc.) que perdeu a validade?
Quantos clientes, fornecedores ou parceiros você já perdeu por causa da burocracia em oficializar os laços criados ou as expectativas das partes?
É justamente esse tipo de problema que a transformação digital da gestão de documentos, no geral, visa eliminar.
Digitalizar e automatizar, especificamente, contratos de todos os tipos significará um passo estratégico para você garantir controle, segurança jurídica e eficiência operacional no seu negócio.
E como funciona um contrato digitalizado?
Contratos digitalizados, ou seja, criados, compartilhados e assinados em ambientes virtuais são aqueles que nascem online, circulam em ambiente seguro, podem receber comentários e observações à distância e ser assinados sem impressão.
Não os confunda com contratos escaneados ou coisa do tipo: uma impressão com uma assinatura não tem garantia de autenticidade, tampouco oferece validade jurídica.
Além disso, saiba que, no âmbito da automação, existem os contratos com assinaturas digitais e aqueles que levam assinaturas eletrônicas, então, é importante diferenciar os dois formatos:
- Assinatura digital – é qualificada, vinculada ao certificado ICP-Brasil e usada em contratos que exigem maior rigor jurídico
- Assinatura eletrônica – é avançada, feita em softwares específicos e validada por métodos de autenticação
De agora em diante, você explora mais sobre os contratos com assinaturas eletrônicas, possíveis de serem feitos em uma única plataforma que conecta partes e processos em segundos, com alguns cliques.
A automação e transformação digital das assinaturas de contratos
Na prática, o fluxo de um contrato automatizado que é assinado eletronicamente funciona assim:
- Um documento é criado ou carregado na plataforma de assinatura eletrônica
- Todas as informações essenciais são preenchidas ou conferidas
- O sistema envia o contrato automaticamente para todas as partes
- Cada pessoa que precisa assinar o documento recebe uma notificação
- O responsável pelo contrato consegue saber exatamente que dia, hora e de onde cada pessoa visualizou e assinou o conteúdo
- Através do próprio sistema, o contrato é armazenado em nuvem, ficando sempre disponível para quem tiver liberação de acesso
Além disso, os principais softwares de assinaturas eletrônicas do mercado também têm integrações focadas na otimização do processo como um todo e em rastreabilidade, agilidade e transparência.
Imediatamente, portanto, a empresa que opta pela automatização deixa de depender de processos manuais, burocráticos e demorados.
E, inclusive, melhora o que é conhecido como “Contract Lifecycle Management” ou CLM – o gerenciamento completo do ciclo de vida desses documentos, desde a criação até o seu arquivamento ou renovação.
5 benefícios de gerir e assinar contratos com uma boa tecnologia
Que tal transformar um fluxo antes burocrático em um motor de eficiência? A seguir, você confere os principais benefícios que a transformação digital dos contratos traz para o cotidiano de uma organização:
- Eliminação de retrabalhos e atrasos – fluxos automáticos reduzem etapas manuais, evitam refações e aceleram todo o ciclo de aprovação, permitindo que o contrato avance sem interrupções
- Controle total sobre prazos e renovações – alertas inteligentes mantêm gestores informados sobre vencimentos, pendências e aprovações, evitando contratos esquecidos, multas e perda de oportunidades
- Centralização estratégica das informações – todos os documentos ficam armazenados em um único ambiente seguro, facilitando consulta, auditoria, colaboração entre equipes e reduzindo falhas de comunicação
- Rastreabilidade completa e segurança reforçada – cada ação tomada no documento (visualização, edição, envio, assinatura) fica registrada e auditável
- Validade jurídica garantida – tanto o registro de edições em logs auditáveis quanto as camadas de autenticação que comprovam quem/quando/onde em relação às assinaturas de cada documento fazem, de um contrato eletrônico, um documento válido perante a Lei
Estar “dentro” da transformação digital de contratos não é mais tendência, mas necessidade para quem quer competitividade, confiabilidade e sustentabilidade no curto, médio e longo prazos.
Qual é a melhor plataforma de assinatura eletrônica para 2026?
Sua melhor escolha de tecnologia para gestão digital e assinatura eletrônica de documentos sempre será aquela capaz de atender as necessidades específicas do seu negócio, porém, alguns aspectos diferenciam alternativas que são renomadas no mercado, como:
- Adequação à legislação brasileira
- Geração de trilhas de auditoria completas
- Integrações com outros sistemas
- Envios de lembretes e controle de vencimentos
- Armazenamento seguro em nuvem
Quanto mais fácil de usar a solução, melhor! No mais, certifique-se de que ela seja adequada para o seu volume de contratos e possa ser testada sem compromisso.
Dê o próximo passo.
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