A Assinafy já tem conectores para HubSpot, Bitrix24 e Twenty. Com eles, a assinatura eletrônica passa a fazer parte do trabalho da empresa no CRM, aproximando o envio do contrato do registro comercial que a equipe já acompanha. O percurso e os recursos disponíveis variam conforme o conector.
No HubSpot, a operação começa pelo cartão Assinafy em contatos, empresas ou negócios. No Bitrix24, ela parte do negócio; no Twenty, de uma Pessoa, Empresa ou Oportunidade.
A seguir, veja como preparar, enviar e acompanhar documentos nos conectores com percurso de uso documentado. O foco é ajudar a equipe a entender a operação no próprio CRM e as diferenças entre os aplicativos, sem exigir que ela desenvolva uma integração.
O que muda ao conectar assinatura ao CRM
Imagine uma empresa de serviços que precisa formalizar um contrato depois da aprovação da proposta. O comercial já tem o negócio e os contatos no CRM; com o conector, pode iniciar a solicitação a partir desse contexto, escolhendo o documento e quem deve assiná-lo. O acompanhamento fica associado ao registro usado pela equipe.
Isso organiza uma passagem importante na gestão de documentos: sair da versão preparada para uma solicitação enviada e, depois, para o arquivo concluído. Cada momento responde a uma pergunta diferente. Preparar o contrato não significa que os convites foram enviados, e a assinatura de uma pessoa pode deixar outras assinaturas pendentes.
O CRM também continua tendo suas próprias regras comerciais. Obter um contrato assinado não determina sozinho quando a empresa deve marcar o negócio como ganho, iniciar a implantação ou liberar uma entrega. Defina essa passagem no workflow de aprovação de documentos, indicando quem confere o documento e quem autoriza a próxima etapa.
Quais CRMs já têm conexão com a Assinafy
HubSpot, Bitrix24 e Twenty fazem parte das integrações disponíveis da Assinafy. Para começar, identifique o conector correspondente ao CRM utilizado pela empresa. A instalação, a autorização de acesso e as opções de operação não são iguais entre eles.
O percurso descrito abaixo permite entender de onde começa a solicitação, quais documentos podem ser utilizados e onde acompanhar o resultado em cada um desses CRMs.
Como funciona a Assinafy no HubSpot
A conexão leva o cartão Assinafy aos registros de contatos, empresas e negócios do HubSpot. É nesse cartão que a equipe prepara solicitações, consulta o andamento e acessa o histórico. Para começar, um Super Admin instala a integração e autoriza o workspace da Assinafy, o espaço de trabalho ao qual os documentos pertencem.
Depois dessa conexão, o uso pela equipe respeita as permissões dos registros no HubSpot. As configurações do aplicativo conectado também permitem preparar os campos do CRM. Antes de distribuir a operação ao comercial, confirme com o administrador qual workspace está autorizado e quais pessoas podem trabalhar nos registros necessários.
Preparar o documento e os signatários
Abra o contato, a empresa ou o negócio e localize o cartão Assinafy. Você pode utilizar um modelo pronto da Assinafy ou pedir a um Super Admin para importar o PDF do registro. Escolha os contatos que vão assinar e preencha os campos necessários para aquela solicitação.
No exemplo da empresa de serviços, o modelo pode servir para um contrato recorrente, enquanto o PDF atende a uma versão já preparada para um negócio específico. Essa escolha deve acompanhar o documento aprovado pela empresa. Antes de enviar, confira se os valores preenchidos e os contatos selecionados correspondem à negociação que será formalizada.
Revisar, enviar e acompanhar
O envio inclui a revisão dos signatários e a confirmação do total de créditos exibido pelo conector. Essa conferência faz parte da operação, mesmo quando a solicitação começa em um registro já conhecido. Não presuma que os contatos vinculados ao negócio são necessariamente as pessoas que devem assinar o contrato.
Depois do envio, consulte o andamento e o histórico pelo cartão Assinafy. Quando todos concluírem, baixe o PDF assinado. Para a equipe comercial, esse percurso mantém a consulta próxima dos registros que ela utiliza no HubSpot, sem depender de uma explicação técnica sobre chamadas de API.
A conclusão da assinatura e o avanço do negócio devem ser conferidos separadamente. O funcionamento descrito aqui não pressupõe que o conector transforme automaticamente a oportunidade em negócio ganho. Para acessar a integração, utilize o conector da Assinafy para HubSpot.
Como funciona a Assinafy no Bitrix24
No Bitrix24, o aplicativo se chama Assinatura Digital. O aplicativo é disponibilizado no Brasil e requer uma conta Bitrix24 Cloud com acesso a REST e aplicativos, além de uma conta e workspace Assinafy. Um administrador instala o conector pelo Market e conclui a configuração das entradas no CRM. A equipe acessa a aba Assinatura Digital dentro de um negócio ou a ação Assinar com Assinafy, disponível em Mais, acima da linha do tempo.
Ao iniciar a conexão, selecione Conectar Assinafy e autorize o workspace na janela oficial. O espaço escolhido define o contexto dos documentos utilizados na solicitação. As permissões do usuário no CRM e nos modelos também influenciam o que estará disponível para a operação.
Escolher a origem do contrato
O Bitrix24 oferece opções distintas de origem: enviar um PDF, selecionar um arquivo do negócio no CRM, utilizar um modelo da Assinafy ou um modelo do próprio Bitrix24. Para um arquivo do CRM, escolha o campo e o PDF correspondente. Para um modelo, procure o nome, confira os valores preenchidos e complete os campos obrigatórios.
Essa diferença importa quando a empresa já produz documentos dentro do Bitrix24. A equipe deve identificar se vai utilizar o arquivo existente ou gerar o conteúdo a partir de um modelo, evitando selecionar uma versão antiga apenas porque está anexada ao negócio. Essa é uma conferência operacional da empresa, não uma escolha que o aplicativo faz por ela.
Prepare o documento antes de configurar o envio. Se o PDF ainda estiver sendo gerado ou processado, use Atualizar status até ele ficar pronto. A preparação deixa o documento disponível para a etapa seguinte, mas ainda exige a revisão de quem receberá a solicitação.
Conferir os contatos e enviar os convites
Selecione as pessoas que assinam e configure as assinaturas. Nos modelos da Assinafy, cada papel de assinatura precisa receber o contato correspondente. Confira também a mensagem, a ordem e a expiração antes de revisar o documento e os destinatários e confirmar o envio dos convites.
O conector também permite escolher a empresa vinculada ao negócio ou adicionar um signatário externo sem criar um contato no CRM. Essa opção é útil quando a pessoa que assinará não coincide com o contato que acompanha a negociação. Verifique os dados dessa pessoa antes de confirmar a solicitação.
Acompanhar o status e obter os arquivos
Use Atualizar status para acompanhar o documento. Quando todos concluírem e o processamento final estiver pronto, o aplicativo permite baixar o PDF, o comprovante das assinaturas ou o pacote completo. O acompanhamento deve considerar o documento inteiro, especialmente quando há mais de uma pessoa participando.
A mudança de etapa do negócio não deve ser presumida a partir dessa conclusão. Se a empresa configurar regras de automação de processos, avalie separadamente quais campos e condições liberam cada ação. Uma atualização ligada à assinatura não deve iniciar outro envio do mesmo contrato por acidente.
Para instalar o aplicativo, acesse a integração da Assinafy no marketplace do Bitrix24. O fluxo manual descrito acima é o ponto de partida para entender o uso; configurações de robôs e atualizações em segundo plano exigem avaliação específica da instalação.
Como funciona a Assinafy no Twenty
O aplicativo da Assinafy para Twenty tem instruções de configuração para a versão 2.42 ou posterior. Seu percurso documentado permite iniciar solicitações a partir de Pessoas, Empresas e Oportunidades. O aplicativo mantém um registro de Documento Assinafy associado à origem do envio. Assim, a equipe consegue consultar aquela solicitação no contexto do relacionamento ou negócio correspondente.
A configuração inicial envolve o administrador do Twenty e a autorização de acesso à Assinafy. O membro conecta a conta, escolhe o workspace e aprova as permissões. Quem vai operar o conector precisa ter as permissões necessárias no Twenty; conectar a Assinafy não substitui a autorização para criar ou alterar documentos no CRM.
Escolher o arquivo ou modelo
Abra uma Pessoa, Empresa ou Oportunidade e selecione Enviar para assinatura. Escolha um PDF anexado ao registro ou um modelo pronto do workspace conectado. Preencha o nome do documento, a mensagem opcional, os campos do modelo e o prazo, quando aplicáveis.
No envio por modelo, confira a pessoa destinada a cada papel de assinatura. A utilização de assinatura eletrônica exige atenção tanto ao documento quanto aos participantes. Um contrato preparado para uma empresa pode precisar da assinatura de pessoas diferentes das envolvidas na conversa comercial.
Entender a diferença entre preparar e enviar
No Twenty, Preparar e revisar carrega o PDF na Assinafy ou confere o modelo e consulta o custo. Essa etapa não cria convites. Ela permite conferir a solicitação antes da confirmação que efetivamente autoriza o envio.
Na revisão, confira o workspace, os signatários, os envios recentes e o custo apresentado. Depois da confirmação, o aplicativo confere novamente o custo e registra a solicitação como Enviando no Twenty antes de pedir as assinaturas. Para o operador, a distinção é importante: um documento preparado ainda não representa uma solicitação concluída de envio.
Consultar o andamento e baixar o documento
A aba Assinaturas reúne os documentos ligados ao registro, com andamento e links para download. Ao abrir um documento, o painel Status da assinatura mostra a situação de cada signatário, as datas, os arquivos e as ações permitidas naquele estado. A opção Atualizar permite solicitar uma nova consulta.
O aplicativo também pode acompanhar documentos em segundo plano, conforme a configuração de acesso ao workspace. Essa possibilidade não deve ser confundida com a experiência dos outros conectores. Para a operação diária, a equipe precisa saber onde consultar o andamento e reconhecer quando o arquivo ainda está sendo finalizado.
No Twenty, Finalizando pode indicar que todos já assinaram, mas o documento ainda está sendo certificado ou o PDF está sendo copiado para o CRM. O status Assinado só aparece depois que os arquivos esperados estão guardados. O download fica disponível no painel ou na aba Assinaturas.
Lidar com uma solicitação pendente de confirmação
O estado Confira na Assinafy indica que a solicitação pode ou não ter sido enviada. Nessa situação, não presuma que a ausência de confirmação significa que os convites não foram criados. Confira a solicitação antes de iniciar outro envio, seguindo a orientação exibida no aplicativo.
O painel também permite reenviar convites e cancelar solicitações quando o estado e as permissões autorizam essas ações. Acompanhar uma solicitação existente é diferente de criar outra. Para acessar o aplicativo e suas orientações, consulte a integração da Assinafy para Twenty.
Outras formas de conectar a assinatura à rotina da empresa
O CRM nem sempre é o lugar em que o contrato é preparado. Na empresa de serviços do exemplo, o documento pode nascer em um editor, chegar por e-mail e só depois ser associado ao negócio. As outras integrações da Assinafy ajudam a escolher o ponto de partida adequado, conforme as ferramentas utilizadas pela equipe.
Documentos e e-mail: Outlook e LibreOffice
Para empresas que trabalham com e-mail no ambiente Microsoft, a Assinafy tem um complemento para Outlook, listado no Microsoft Marketplace. Antes de adotá-lo na rotina, confira as orientações e os requisitos correspondentes à instalação da empresa.
Quem utiliza LibreOffice pode avaliar a extensão da Assinafy. Ela está listada no catálogo LibreOffice, enquanto o GitHub da Assinafy distribui a extensão em formato .oxt. Os dois canais têm versões distintas: confira qual versão será instalada e sua compatibilidade com o ambiente utilizado pela equipe.
Essas opções ajudam a avaliar a assinatura a partir das ferramentas de trabalho da empresa. O uso de um complemento de documentos ou e-mail, porém, não substitui a definição de onde o contrato ficará associado ao negócio no CRM.
Automação entre ferramentas: n8n, Activepieces, Make e Zapier
Quando o processo envolve mais de um sistema, vale avaliar uma ferramenta de automação. O nó da comunidade da Assinafy para n8n oferece operações de documentos, signatários, solicitações de assinatura, modelos e download dos arquivos certificados. Também inclui um componente para receber eventos da Assinafy. Confira se o ambiente n8n utilizado permite instalar esse pacote e atende aos seus requisitos.
A Assinafy também tem um pacote para Activepieces, publicado no npm. Nesse caso, verifique como instalar o pacote no ambiente adotado pela empresa; a publicação do pacote não significa inclusão automática no catálogo hospedado do Activepieces.
Para Make e Zapier, a Assinafy disponibiliza links de acesso por convite. Use o caminho correspondente e confira os requisitos da plataforma antes de planejar o fluxo.
Como exemplo de desenho de processo, uma equipe pode avaliar um fluxo que receba um PDF aprovado de outra ferramenta, solicite as assinaturas e guarde o arquivo concluído. Essa sequência precisa ser configurada e conferida com as permissões e operações disponíveis nos sistemas envolvidos. Um pacote ou aplicativo da Assinafy não garante, sozinho, a conexão com qualquer CRM nem a atualização automática de uma etapa comercial.
Outras opções de automação: Pluga, Integrately e OttoKit
Para quem utiliza Pluga, o guia da Assinafy para Pluga Webhooks descreve uma configuração manual com Webhooks e HTTP Request. É um percurso diferente de instalar um conector nativo: a equipe precisa configurar as requisições e conferir se a modalidade contratada oferece os recursos necessários.
A Integrately e a OttoKit também têm páginas de integração com a Assinafy em seus catálogos. Para avaliar essas alternativas, confira as ações e os gatilhos apresentados e compare-os com a tarefa desejada. A presença no catálogo orienta a pesquisa; a equipe ainda precisa conferir o fluxo que pretende colocar em uso.
WordPress como parte do processo
O plugin da Assinafy para WordPress está publicado no diretório WordPress.org. Ele é uma opção a avaliar quando o processo da empresa também passa pelo site. Antes de desenhar um percurso com formulários e CRM, confira os adaptadores incluídos, os componentes distribuídos separadamente e os requisitos de cada ferramenta.
Comece pela tarefa que precisa conectar: receber os dados, preparar o documento ou acompanhar o resultado. O plugin de WordPress e o conector do CRM têm papéis diferentes; usar os dois exige definir como a informação passará de uma etapa para outra.
Assistentes de IA com o MCP Server
O MCP Server da Assinafy permite conectar um assistente compatível para preparar e enviar documentos, consultar o andamento, enviar lembretes e baixar cópias assinadas. A conexão envolve entrar na Assinafy, escolher o workspace e autorizar as permissões necessárias.
Depois de conectado, você pode pedir, por exemplo, que o assistente consulte quem ainda não assinou determinado contrato. O pedido deve identificar o documento correto, e as ações disponíveis dependem das permissões concedidas. O assistente não assina por outra pessoa: ele ajuda a operar o processo na Assinafy.
Para a rotina comercial, esse caminho pode complementar a consulta feita no CRM. Conectar o assistente à Assinafy, porém, não cria por si só uma conexão com os dados do CRM. Escolha o ponto de operação conforme a tarefa: o registro comercial, o arquivo que será enviado, uma automação entre sistemas ou a consulta pelo assistente.
Como organizar o uso pela equipe
Defina quem prepara o documento, quem confirma o envio e quem acompanha as assinaturas pendentes. Mesmo quando uma pessoa acumula essas tarefas, a separação ajuda a evitar que uma versão em revisão seja tratada como contrato já enviado. O exemplo da empresa de serviços mostra por que essas conferências precisam fazer parte da rotina comercial.
Ao concluir o contrato, determine onde a equipe acessará o arquivo e quem verificará a liberação da próxima etapa. A trilha de auditoria e o documento assinado têm funções distintas no acompanhamento. Guardar ou baixar o arquivo necessário deve fazer parte do encerramento, conforme o percurso do conector e as regras da empresa.
Comece pelo conector do CRM da sua empresa
Se sua empresa utiliza HubSpot, Bitrix24 ou Twenty, comece pela integração correspondente e organize a conexão com o administrador responsável. Em todos os casos, use a versão aprovada do documento e confira os destinatários antes de autorizar o envio.
Para começar, acesse a Assinafy e crie sua conta grátis. Se já tem uma conta, faça login e organize a configuração do conector correspondente ao seu CRM.
Se quiser comparar as opções antes de escolher, consulte os planos da Assinafy. A contratação segue pelo autoatendimento; para o plano Enterprise, a página de planos oferece o caminho para falar com o time.
Quer propor uma parceria de integração com a Assinafy?
Se sua empresa desenvolve um CRM, ERP ou outra ferramenta e quer propor uma parceria de integração, entre em contato com a Assinafy. Apresente a solução, o público atendido e o processo que deseja conectar à assinatura eletrônica. Esse contato é destinado à proposta de parceria; para começar a usar a plataforma, crie sua conta pelo caminho de autoatendimento.
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