A melhor forma de digitalizar contratos com validade jurídica é contando com plataformas específicas para a gestão de arquivos: aquelas através das quais você também consegue assinar os documentos, garantindo a mesma adequação à Lei de uma assinatura em cartório, por exemplo.
Ao digitalizar seus contratos, você converte arquivos físicos em digitais e, fazendo isso em plataformas seguras, evita que eles percam sua força legal e que deixem de ser reconhecidos como válidos pela Justiça brasileira.
Ao mesmo tempo, você ganha economia de tempo e dinheiro em qualquer negociação ou acordo! Este artigo explica mais, então, continue lendo.
Como digitalizar contratos com segurança contra fraudes e problemas legais?
Para digitalizar contratos com segurança, use um software avançado de assinaturas eletrônicas e gestão de documentos.
Decida se você vai levar um arquivo com o documento original escaneado até a plataforma e, em seguida, assiná-lo e guardá-lo ou se vai criar seu próprio contrato através da solução eletrônica.
Em seguida:
- Garanta que o conteúdo seja legível e não tenha erros
- Confira a qualidade do arquivo e se não há páginas faltando
- Registre sua assinatura eletrônica e compartilhe o documento com as outras partes, informando-os sobre o compartilhamento por e-mail ou mensagem
Fique tranquilo(a), pois a plataforma marca a data e o horário de cada acesso e assinatura, o que é essencial tanto para trilhas de auditoria quanto para o processo de digitalização ser legalmente válido.
Além disso, através das melhores tecnologias do mercado, você consegue garantir que não haverão alterações na redação do conteúdo e nem nos registros das partes e fazer um armazenamento seguro e totalmente digital dos contratos, com backup em nuvem.
“Então, é verdade que contratos digitais têm validade jurídica?”
Os contratos digitais têm validade jurídica no Brasil há mais de 20 anos – desde que cumpram os critérios/requisitos legais de autenticidade, integridade e manifestação de vontade entre as partes.
Na prática, isso significa que tanto a digitalização quanto a assinatura eletrônica de contratos no Brasil têm o mesmo valor legal do que um processo presencial ou um documento físico.
E que você ou sua empresa podem adotar a modernização sem preocupação se:
- Todos os envolvidos concordarem livremente com o formato
- O que estiver sendo acordado não viole a Lei
- O que estiver sendo acordado não seja impossível de cumprir
- Quem assinar tiver condições legais para deixar seu registro
Outro imperativo da adoção de tecnologias de gestão e assinatura de contratos é a ausência de exigências específicas, então, modernize sempre que não for exigido, por Lei, nenhum formato específico de documento ou assinatura (como a qualificada gov.br em vez da avançada).
Principalmente se quiser economizar tempo e dinheiro e construir uma reputação preocupada com o presente e o futuro da nação!
Mais motivos para digitalizar contratos e assiná-los eletronicamente
Para além da validade jurídica, a adoção da tecnologia em processos como esses agrega em agilidade, economia e sustentabilidade. São vantagens da combinação de automatização de contratos + assinatura eletrônica:
- Negociações concluídas à distância e em poucos minutos
- Eliminação de etapas manuais e dependência de terceiros
- Redução significativa do tempo entre envio e conclusão de contratos
- Monitoramento do status de cada documento em tempo real
- Envio de lembretes automáticos para que todos assinem no prazo
- Manejo mais organizado e produtivo de arquivos
- Economia de espaço físico com o fim do armazenamento de papéis
- Redução de custos associados a processos feitos offline
- Queda significativa nos riscos de erros e fraudes
- Redução de consumo de papel e tinta
- Menor emissão de carbono associada a deslocamentos e logística
- Fortalecimento do compromisso com a sociedade e o meio-ambiente
E o processo de assinatura é simples e ágil até para quem não tem familiaridade com tecnologia e podendo acontecer via celular, computador ou tablet.
Tendência? Não, mudança de mentalidade!
Deixe seu comentário ou dúvida