Automatização de contratos: faça de um jeito certo e seguro

A automatização de contratos agrega às empresas tanto em eficiência e escala quanto em segurança, e acaba com aquele gargalo operacional ligado à dificuldade de formalização de negociações.

A partir do momento que uma empresa automatiza o compartilhamento, a assinatura e o armazenamento de documentos, acabam as trocas intermináveis de e-mails, os erros de preenchimento e aquela espera de vários dias até que haja o “ok” final de um contrato.

Os processos manuais são reduzidos e também deixa de existir a dificuldade de rastreabilidade que pode comprometer tanto a produtividade quanto a governança.

A automatização de contratos nada mais é, portanto, do que uma resposta estrutural a um cenário que pede a organização de todo o ciclo de documentos de forma padronizada, integrada e juridicamente válida – e você vai entender exatamente o motivo disso no decorrer da leitura deste artigo!

Aproveite para descobrir como agir se quiser automatizar o seu negócio.

O que é automatização de contratos?

Quando uma empresa automatiza contratos e documentos está usando tecnologias específicas para conseguir estruturar, padronizar e executar o ciclo completo de criação, envio, assinatura e gestão desses documentos.

Os processos passam a acontecer de forma digital e integrada aos sistemas da corporação e envolvem mais do que uma simples digitalização de um papel para convertê-lo em arquivo PDV ou uma assinatura feita remotamente.

Fazem parte da automatização de contratos, por exemplo:

1. Criação de modelos padronizados de documentos
2. Preenchimento automático dos documentos com dados corretos
3. Disparo remoto dos contratos para assinatura das partes envolvidas
4. Assinatura eletrônica juridicamente válida e monitorada em tempo real
5. Registro de evidências de abertura e assinatura dos documentos
6. Armazenamento organizado de todos os contratos em nuvem
7. Controle de vigência, aditivos e renovações

E é com a automatização que começa, corretamente, aquilo que chamamos de “CLM” ou “gestão do ciclo de vida contratual”.

Por que as empresas estão automatizando contratos?

Por um tempo, a automatização pode até ter sido uma adequação a novas tendências tecnológicas, mas isso passou: hoje, fazê-la é tomar uma decisão estratégica e cheia de benefícios.

Adiante, você encontra uma lista com sete motivos que levam gestores ou desenvolvedores de corporações de diferentes portes ou setores a optar pela automatização.

• Formalização de contratos em minutos ou, no máximo, algumas horas
• Padronização de informações e minimização de erros humanos
• Menos inconsistências de cláusulas e/ou retrabalhos jurídicos
• Escalabilidade sem aumento proporcional da carga operacional
• Registro digital de cada etapa, facilitando auditorias internas e externas
• Segurança jurídica previsível, trilha de auditoria e redução de riscos
•  Transformação de cada contrato em verdadeiros ativos controláveis

Os documentos deixam de ser só “mais um papel que precisa estar arquivado”.

A automatização de contratos tem validade jurídica no Brasil?

Sim, desde que estruturada corretamente e que as empresas optem por contar com tecnologias adequadas às legislações que fundamentam essa validade, como a Medida Provisória 2.200-2/2001, a LGPD, o Código Civil e outras.

As assinaturas eletrônicas, por exemplo, cuja regularização aparece na Lei 14.063/2020, podem até ter diferentes tipos (simples, avançada ou qualificada), mas a escolha do formato utilizado por cada corporação depende dos objetivos e das necessidades dos contratos a serem formalizados.

Para grande parte dos documentos empresariais privados, a assinatura eletrônica avançada é suficiente, desde que acompanhada de registros técnicos e integridade documental.

Como funciona a automação de contratos – e aonde entram as assinaturas eletrônicas?

A empresa usa um template personalizado e preenche campos variáveis nesse template para criar cada contrato. Então, um fluxo típico de automação contratual acompanha a seguinte lógica:

1. Os dados usados no preenchimento dos campos podem ou não ser extraídos automaticamente de outros sistemas internos, como ERPs e softwares de RH
2. Os documentos passam por um fluxo de aprovação interno que envolve gestores e/ou departamento jurídico e valida cada informação antes do envio externo
3. Se usada uma plataforma ou API de assinatura eletrônica, após a validação, o documento é automaticamente encaminhado para registro de todas as partes
4. Conforme cada envolvido acessa e assina o contrato, a solução coleta evidências dessa movimentação, registrando IP do computador, data, hora etc. e criando uma trilha de auditoria
5. Depois que todos assinam, o documento final fica armazenado na nuvem com controle de acesso e rastreabilidade

As assinaturas eletrônicas permitem formalização do contrato dentro do fluxo automatizado, garantindo integridade dos documentos, identificação dos signatários, registros de evidências técnicas e conformidade com a Lei vigente.

Somente esse tipo de registro garante a validade jurídica dos contratos manejados à distância dentro da empresa.

E para que serve a integração dos sistemas da empresa com uma API de assinatura eletrônica?

Especialmente para empresas que buscam escala, a integração técnica é decisiva porque transforma a criação, o compartilhamento e a assinatura de contratos como parte dos processos gerais e cotidianos do negócio.

Integrar um ERP ou CRM ou software de RH, por exemplo, a uma API de assinatura eletrônica, pode ajudar com geração e envio agilizados dos documentos, acompanhamento das assinaturas em tempo real, recebimento automático do contrato final por todas as partes e centralização de evidências como parte do cotidiano corporativo, ou seja, sem que um funcionário precise se dedicar manualmente a procurá-las.

Fazer um contrato e, consequentemente, fechar um negócio, então, deixam de ser processos paralelos, cujas informações ficam perdidas “no ar”.

ACABAM X	ENTRAM EM CENA ✓
Impressões físicas Preenchimentos manuais E-mails informais Descentralização de arquivos Riscos de perdas e fraudes Dificuldade de escala	Documentos digitais estruturados Integração de dados Fluxo controlado e profissional Gestão centralizada de arquivos Trilha de auditoria Escalabilidade

E, nunca é demais reforçar: isso independe do setor ou porte da empresa.

Quais os setores que mais usam assinatura eletrônica hoje em dia?

Os setores de Recursos Humanos, saúde, educação e financeiro são os que mais usam e mais têm a ganhar ao implementar a assinatura eletrônica em seus softwares de trabalho.

Fizemos um quadro-resumo que justifica essa afirmação, dá uma olhada:

Setor	Usos em cada área	Benefícios da assinatura eletrônica por área
Recursos Humanos (RH)	Contratos de admissão Termos de rescisão Folhas de ponto Acordos de confidencialidade Políticas internas Avaliações de desempenho	Redução de custos operacionais (papel, impressão, armazenamento) Processos mais ágeis e menos burocráticos Armazenamento digital mais seguro
Saúde	Encaminhamentos Consentimentos para procedimentos simples Contratos de trabalho e prestação de serviços	Agilidade nos processos médicos e administrativos Segurança dos dados Conformidade com a Lei Geral de Proteção dos Dados (LGPD) Redução de erros e fraudes
Educação	Matrículas e rematrículas Declarações de frequência Contratos de trabalho de professores Termos de compromisso de estágio Autorizações de pais ou responsáveis	Desburocratização de processos acadêmicos Economia de recursos (papel, tempo) Facilidade na gestão de documentos Validade jurídica conforme regulamentações do Ministério da Educação (MEC)
Financeiro	Termos de abertura de conta Contratos de empréstimos e financiamentos Termos de adesão a produtos financeiros Autorizações de débito automático Acordos de renegociação de dívidas	Agilidade na formalização de contratos Redução de fraudes com uso de criptografia Validade jurídica respaldada por legislação Melhoria na experiência do cliente

Mas, lembre-se: qualquer área que lide com formalização recorrente de acordos pode se beneficiar ao transformar contratos em processos estruturados, rastreáveis e escaláveis.

“Quero automatizar contratos, e agora?” 5 considerações estratégicas

Se automatizar contratos não é apenas adotar uma ferramenta, mas organizar todo um processo, responda às perguntas adiante antes de decidir seguir em frente.

1. Estou preparado para organizar o ciclo contratual?
2. Meu volume de contratos justifica a automação?
3. Aonde estão os gargalos atuais do meu processo?
4. Com o quê devo integrar os sistemas da minha empresa?
5. Qual tipo de assinatura eletrônica meus contratos exigem?

Certifique-se de que a sua empresa esteja preparada para, mais do que implementar e integrar tecnologias, revisar modelos, padronizar cláusulas e estruturar corretamente uma governança interna focada em garantir segurança e conformidade com a legislação.

Entenda que, quanto maior o volume de contratos formalizados, maior tende a ser o ganho de eficiência com a automação, mas que, mesmo em lugares com menos documentos assinados toda semana, talvez falte uma profissionalização de processos que só o fim de etapas manuais consegue proporcionar.

Identifique se há atrasos ou falhas e se eles estão na coleta de dados, na aprovação interna, na assinatura ou no armazenamento: a automação só faz sentido quando resolve um problema concreto do fluxo atual.

E decida entre a integração dos sistemas com uma API de assinatura eletrônica ou não!

Finalmente, escolha o tipo de assinatura que você quer usar para fazer a integração. P.S.: muito provavelmente, a opção avançada vai satisfazer as necessidades do seu negócio sem nenhum problema!

E veja a sua empresa operando em outro nível de maturidade e preparada para crescer com consistência.

Fazer isso não é difícil, e sequer exige que você saia de onde está agora! Boa sorte no processo.