Assinatura eletrônica: eficiência para automatizar contratos

A assinatura eletrônica é essencial no processo de automatizar contratos, já que permite que eles sejam autenticados e organizados digitalmente, sem que você precise se incomodar com impressões, reconhecimento de firma em cartório e espaço físico para armazenamento.

Só que ela vai muito além dos contratos: do setor de Recursos Humanos à área financeira, essa tecnologia transforma a forma como vários tipos de documentos são validados e armazenados.

E, se você ficar até o final deste artigo, vai descobrir que implementar essa solução pode ser um processo bem mais simples – e econômico – do que você imagina!

Onde usar assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica pode ser usada em uma série de situações que, antigamente, exigiam uma autenticação em cartório, desde documentos internos de uma empresa até contratos de trabalho. 

Confira logo abaixo uma lista de tudo o que pode ser assinado com uma assinatura eletrônica avançada!

• Documentos trabalhistas
• Declarações e atestados
• Propostas comerciais e orçamentos
• Registros de atos perante Juntas comerciais
• Contratos como os de trabalho, compra e venda, comodato, locação de imóveis e prestação de serviços
• Procurações particulares
• Acordos de confidencialidade (NDA)
• Termos de estágio
• Termos de compromisso
• Relatórios de auditoria e compliance empresarial
• Adendos contratuais
• Abertura de contas e empréstimos

Vale lembrar que todos esses casos valem para a assinatura eletrônica avançada, gratuita na maioria dos casos e diferente da digital, que exige o uso de um certificado digital e é usada, em sua grande parte, na comunicação de autoridades de Estado, atestados médicos para medicamentos controlados e ainda alguns outros casos específicos.

Se esses últimos citados não forem o seu caso, pode ficar tranquilo(a): a versão avançada – e gratuita – já dá conta de automatizar e autenticar os seus contratos!

Como a assinatura eletrônica ajuda na automação de contratos corporativos?

A assinatura eletrônica é uma peça-chave na automação de contratos corporativos porque elimina a necessidade de processos manuais demorados e burocráticos, como impressão, envio físico, reconhecimento de firma e arquivamento em papel.

Ao integrá-la a um sistema de automação, as empresas conseguem padronizar modelos de contratos com campos preenchidos automaticamente a partir de dados previamente inseridos em sistemas internos, como os de gestão empresarial (ERPs) ou de relacionamento com o cliente (CRMs). 

Toda essa facilidade reduz significativamente erros manuais e garante que as informações estejam sempre atualizadas e em conformidade com padrões legais e operacionais. E claro, sempre mantendo a validade jurídica dos documentos em questão.

Inclusive, algumas áreas vão ter um benefício ainda maior ao usar a ferramenta, já que lidam com um volume maior de documentação.

Quais os setores que mais usam assinatura eletrônica?

Os setores de Recursos Humanos, saúde, educação e financeiro são os que mais usam e mais têm a ganhar ao implementar a assinatura eletrônica em seus softwares de trabalho.

Isso porque a implementação permite aos usuários utilizar a assinatura eletrônica diretamente em seus sistemas, sem precisar acessar uma plataforma para deixar o aceite em um documento, o que traz agilidade e praticidade ao dia a dia, especialmente quando o trabalho envolve um grande volume de documentos que precisam de autenticação, uma tarefa extremamente demorada quando feita manualmente.

Confira um resumo dos vários impactos positivos da assinatura eletrônica por setor:

Setor	Usos em cada área	Benefícios da assinatura eletrônica por área
Recursos Humanos (RH)	Contratos de admissão Termos de rescisão Folhas de ponto Acordos de confidencialidade Políticas internas Avaliações de desempenho	Redução de custos operacionais (papel, impressão, armazenamento) Processos mais ágeis e menos burocráticos Armazenamento digital mais seguro
Saúde	Encaminhamentos Consentimentos para procedimentos simples Contratos de trabalho e prestação de serviços	Agilidade nos processos médicos e administrativos Segurança dos dados Conformidade com a Lei Geral de Proteção dos Dados (LGPD) Redução de erros e fraudes
Educação	Matrículas e rematrículas Declarações de frequência Contratos de trabalho de professores Termos de compromisso de estágio Autorizações de pais ou responsáveis	Desburocratização de processos acadêmicos Economia de recursos (papel, tempo) Facilidade na gestão de documentos Validade jurídica conforme regulamentações do Ministério da Educação (MEC)
Financeiro	Termos de abertura de conta Contratos de empréstimos e financiamentos Termos de adesão a produtos financeiros Autorizações de débito automático Acordos de renegociação de dívidas	Agilidade na formalização de contratos Redução de fraudes com uso de criptografia Validade jurídica respaldada por legislação Melhoria na experiência do cliente

Quer aproveitar de todos esses benefícios ainda hoje? Não perca mais nenhum segundo e descubra qual a melhor maneira de implementar um sistema de assinatura eletrônica na sua operação!

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