Engana-se quem pensa que ferramentas para controle de atividades remotas em empresas são apenas aquelas que permitem chats internos ou gestão de tarefas: existem pelo menos 10 opções de soluções interessantes para diferentes tipos de negócios.
E elas ajudam tanto na organização de demandas quanto no cumprimento de prazos, na integração de setores e até no fechamento de negócios ou no onboarding e desligamento simplificados de funcionários, por exemplo!
Você conhece a lista de opções adiante. Em seguida, se quiser, acompanha orientações para escolher a melhor agora e esclarece dúvidas comuns sobre o tema.
10 melhores ferramentas para controle de atividades remotas em empresas
Gestores, líderes e desenvolvedores de empresas, assim como RH, o jurídico, o financeiro e os colaboradores no geral, podem e devem se unir para identificar necessidades e pesquisar soluções capazes de ajudar no controle de atividades remotas.
O ideal é, aos poucos, a instituição conseguir combinar o uso de duas ou mais ferramentas, mas dá para começar com uma escolha central e ir agregando outras no futuro.
Pensando nisso, primeiro, explore as alternativas mais valiosas da atualidade e, depois, tome sua decisão.
1. Ferramentas de gestão de tarefas e projetos
Servem para a organização do fluxo de trabalho em etapas, mostrando a todos os envolvidos num projeto ou numa área exatamente o que precisa ser feito, quem é responsável e quais são os prazos.
Permitem acompanhar múltiplas demandas de forma simples e sem dependência de planilhas “soltas”.
Exemplos: Trello, Asana, Monday, Basecamp
2. Ferramentas de comunicação interna
Centralizam mensagens, chamadas e trocas de informações em um único ambiente, através de chats, chamadas de vídeo e/ou mensagens instantâneas. Flexibilizam a rotina e permitem alinhamentos em tempo real.
Exemplos: Slack, Microsoft Teams, Google Chat, Discord
3. Ferramentas para armazenamento e compartilhamento de arquivos
São as soluções que reúnem documentos em um só lugar, facilitando o acesso e o controle de versões e reduzindo as chances de dois ou mais profissionais trabalharem com arquivos incorretos ou inconsistentes.
Também evitam a geração de versões duplicadas dos mesmos documentos e facilitam a localização de informações importantes no dia a dia.
Podem ou não ter outros recursos, como o de assinaturas eletrônicas e o de rastreabilidade.
Exemplos simples: Google Drive, Dropbox, OneDrive
4. Ferramentas de gestão de documentos
Vão além do armazenamento e compartilhamento de arquivos e são usadas para a construção completa de um workflow de aprovação de documentos.
Elas não só garantem a organização e o acesso de registros importantes, como mantém manter um histórico rastreável de tudo o que acontece em cada arquivo, então, considere-as uma evolução das ferramentas mencionadas no tópico anterior.
Exemplos: DocuWare, SharePoint
Estas soluções também podem ou não contar com funcionalidades como a de assinaturas eletrônicas.
5. Plataformas de assinatura eletrônica
Além de permitirem a pessoas internas e clientes assinarem documentos importantes à distância e com validade jurídica, plataformas de assinatura eletrônica também garantem rastreabilidade, autenticidade e integridade das informações registradas, reduzindo riscos jurídicos e operacionais.
Elas mudam, para melhor, a realidade de instituições que lidam diariamente com contratos, aprovações, formalizações, contratações e/ou desligamentos, até porque eliminam etapas manuais, reduzem o tempo de fechamento de processos e evitam perdas ou extravios de documentos importantes. Aprenda como usá-las em outro artigo deste blog!
Exemplo: Assinafy
6. Ferramentas para controle de tempo e produtividade
São plataformas ou sistemas que ajudam a empresa a entender como o tempo da equipe está sendo utilizado.
Elas registram a quantidade de minutos, horas ou dias dedicados, por cada colaborador, a tarefas e projetos e, com essas informações, fica mais fácil ajustar prazos, redistribuir demandas e identificar sobrecargas.
Além disso, expõem dados reais de produtividade, que apoiam decisões mais estratégicas.
Exemplos: Toggl, Clockify
7. Soluções de controle de jornada e ponto digital
Complementam o uso de ferramentas de controle de tempo e produtividade (ou vice-versa), pois, em vez de focar na análise de desempenho e na distribuição de tarefas, têm como principal objetivo registrar formalmente os horários de trabalho dos colaboradores.
São essenciais para empresas que precisam garantir conformidade com a legislação trabalhista e cujos colaboradores trabalham remotamente ou de forma híbrida.
Muitas dessas plataformas também permitem acompanhar ausências, atrasos e banco de horas, trazendo mais previsibilidade para a gestão e mais segurança jurídica para a empresa.
Exemplos: Coalize, Pontomais, Tangerino
8. Sistemas de gestão (ERPs)
Reúnem dados operacionais, financeiros e administrativos em um só lugar, facilitando a visão que os gestores têm do negócio como um todo e evitando desencontros e retrabalhos.
Podem ser específicos para o setor da organização ou mais simples e generalizados. Em ambos os casos, centralizam informações estratégicas, aumentam a confiabilidade dos dados e permitem uma tomada de decisão mais rápida e baseada em indicadores reais da operação.
Exemplos: SAP, Totvs, Inovar Sistemas
9. Geradores de relatórios e dashboards
Reúnem as informações da empresa em painéis visuais atualizados em tempo real, assim, aceleram a análise de desempenho e tornam mais objetiva a identificação tanto de riscos quanto de pontos de melhorias individuais e coletivos.
Podem ser plataformas de avaliações de RH, de business intelligence (BI), financeiro ou operações, que transformam dados em informações visuais para análise mais rápida.
Exemplos: Power BI, Google Looker Studio, Hub de Avaliações da Chawork (para RH)
10. Ferramentas de suporte e acesso remoto
Permitem que equipes técnicas acessem dispositivos à distância para resolver problemas, atualizar sistemas ou dar suporte sem deslocamento físico.
São especialmente úteis para empresas que contam com times de TI distribuídos ou que precisam garantir a continuidade das operações mesmo sem presença presencial, reduzindo o tempo de resposta a incidentes e evitando interrupções prolongadas.
Além disso, contribuem para a manutenção preventiva de sistemas e equipamentos, aumentando a estabilidade da operação como um todo.
Exemplos: TeamViewer, AnyDesk
Como escolher uma ferramenta para controle de atividades remotas?
A escolha de uma ou mais soluções digitais para empresas em que prevalecem projetos à distância depende dos seguintes fatores:
- Nível de complexidade da operação
- Volume de tarefas e projetos simultâneos
- Principais dificuldades enfrentadas no dia a dia
- Necessidades identificadas interna e externamente
- Nível de maturidade digital da empresa
- Perspectivas de integrações
- Exigências legais e de compliance
- Facilidade de uso
- Escalabilidade
- Custo-benefício
A orientação básica, na maioria das vezes, é o investimento em digitalização começar com a implementação de ferramentas de gestão de tarefas e de comunicação e, com o passar do tempo, combiná-las a alternativas focadas no controle de tempo, na geração de dashboards e na automação e integração de processos entre diferentes sistemas.
Plataformas de assinaturas e gestão de documentos aparecem à parte, pois sempre valem a pena, independentemente do porte ou setor da organização, afinal, formalizações fazem parte de qualquer operação, e garantir agilidade, segurança jurídica e rastreabilidade nesses processos impacta diretamente a eficiência e a credibilidade do negócio.
E o melhor é quando essas soluções podem se integrar ao sistema de gestão, como acontece no caso de APIs de assinatura eletrônica!
Vale a pena integrar ERP e plataforma de assinatura eletrônica?
Com certeza! Ao conectar essas duas ferramentas, a geração, o envio, os registros e o armazenamento de documentos essenciais para o dia a dia da empresa acontecem de forma automatizada, sem interrupções ou ações manuais.
A integração, portanto, reduz erros, gastos e acelera processos importantes ou até negociações que podem fazer toda a diferença no final de cada mês!
Como integrar ERP e assinatura eletrônica com validade jurídica?
- Implemente uma API de assinatura eletrônica adequada ao seu negócio
- Gere os documentos automaticamente dentro do ERP da empresa
- Certifique-se de que o documento seja enviado para assinatura via API
- Acompanhe a movimentação dos signatários em tempo real
- Receba o aviso de arquivo assinado, já de volta ao
- Se precisar, acesse o histórico de cada documento: todas as etapas, do recebimento à assinatura, ficam registradas com data, hora, IP e evidências de autenticação
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