Engana-se quem pensa que só existe um software de gestão de documentos no mundo: são várias as tecnologias que levam esse nome, a exemplo de plataformas de armazenamento documental, sistemas de assinatura eletrônica e softwares de workflow.
Nem todas essas soluções funcionam da mesma forma, mas todas têm propósitos semelhantes: organizar e/ou armazenar, permitir controle e compartilhamento e automatizar o fluxo de documentos, por exemplo, dentro de uma empresa.
Softwares assim, portanto, ajudam organizações a substituir processos manuais, arquivos físicos dispersos, planilhas desorganizadas e trocas excessivas de e-mails por processos digitais mais seguros e eficientes.
Conheça as opções mais comuns agora mesmo. Em seguida, veja como escolher e implementar aquela adequada à sua necessidade operacional, jurídica, administrativa ou estratégica.
10 principais tipos de softwares de gestão de documentos
Dos modelos mais básicos aos mais complexos, as alternativas de tecnologias mais usadas hoje em dia para automação do fluxo de documentos são:
1. Sistemas de armazenamento e organização documental
Centralizam arquivos digitais em um único ambiente organizado, normalmente oferecendo estruturas de pastas, categorização, permissões de acesso, possibilidade de compartilhamento interno e de busca de documentos, com sincronização em nuvem.
Atendem pequenas empresas ou escritórios, equipes administrativas e departamentos internos em outras organizações.
2. Plataformas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)
Mais robustas do que as anteriores, não apenas armazenam arquivos, mas controlam todo o ciclo de vida documental, sendo comuns no RH ou no jurídico de empresas, em algumas indústrias e em hospitais, por exemplo.
Normalmente incluem indexação inteligente (organização automatizada dos documentos a partir de critérios como tipo, conteúdo, data, palavras-chave ou categoria) e versionamento (registro e controle das diferentes versões de um mesmo documento ao longo do tempo, permitindo recuperar alterações anteriores sempre que necessário), pelo menos.
3. Softwares de assinatura eletrônica
São sistemas especializados em formalização documental, ou seja, têm como foco principal permitir a realização de assinaturas eletrônicas com validade jurídica e à distância por usuários autenticados.
Os melhores do mercado oferecem rastreabilidade, armazenamento de evidências e personalização de documentos, então, aparecem com frequência em empresas que lidam diariamente com contratos, propostas, admissões, termos internos, documentos societários e similares.
4. Sistemas de workflow e aprovação documental
Quem os implementa, em vez de ter documentos circulando manualmente por e-mail ou mensagens, tem um sistema que direciona cada arquivo automaticamente para cada etapa de revisão, validação/autorização, aprovação.
Eles ajudam principalmente na padronização dos documentos, enquanto reduzem atrasos. Os melhores também têm rastreabilidade como diferencial.
5. Plataformas de geração automática de documentos
São ferramentas que permitem criar arquivos a partir de modelos prontos, formulários ou variáveis automáticas e que também podem estar integradas com ERPs ou dados de CRM ou bancos internos para que aconteça a geração de documentos automatizada.
Quando entram em cena? Nos casos de contratos ou propostas comerciais em escala ou de relatórios padronizados, por exemplo!
6. Softwares de gestão contratual (CLM)
Também chamados de sistemas de Contract Lifecycle Management, são plataformas especializadas no ciclo de vida dos contratos e muito usadas por jurídico, financeiro, compras/vendas e supply chain em empresas.
Através dessas soluções, pessoas autorizadas podem controlar criação, negociação, aprovação, assinatura, vencimentos, renovações, cláusulas e indicadores contratuais.
7. Sistemas de protocolo e tramitação interna
São softwares mais específicos, pois organizam a circulação documental entre setores. Não à toa, aparecem mais no dia a dia de órgãos públicos, universidades e instituições similares.
8. Plataformas com OCR e digitalização inteligente
São as que transformam imagens ou PDFs escaneados em textos pesquisáveis, geralmente aplicadas à rotina de empresas com grande volume de documentos tanto para leituras automáticas quanto para extração de dados e digitalização massiva.
Têm bastante utilidade no que diz respeito à Notas Fiscais, prontuários, contratos físicos e/ou documentos antigos.
9. Softwares de arquivamento e preservação digital
Parecidos com as plataformas do tópico anterior, são voltados à guarda documental de longo prazo e desenvolvidos com foco em preservação, retenção, integridade e validade documental.
Podem ser úteis em empresas que precisam visualizar, de forma mais moderna, seu histórico corporativo.
10. Softwares colaborativos
São plataformas focadas em colaboração simultânea, capazes de permitir edições compartilhadas, trocas de comentários, visualização de históricos de alterações e mais ações bastante válidas para equipes híbridas ou remotas. A maioria está entre as opções listadas dos itens 1 ao 9 desta lista.
Agora, qual escolher em definitvo?
É exatamente isso que você descobre a seguir!
Como escolher o software de gestão documental ideal para a sua empresa?
A escolha de um software documental não deve acontecer apenas com base em preço, popularidade ou quantidade de funcionalidades: decida-se pensando em quais problemas sua empresa realmente precisa resolver e quais processos precisam ganhar produtividade, segurança e organização no dia a dia.
Uma boa escolha depende muito mais de alinhamento operacional do que de excesso de recursos.
Fique à vontade para seguir este caminho:
Entenda seu problema real
Identifique aonde estão os gargalos hoje, quais documentos mais geram problemas, que problemas são esses e quais áreas mais sofrem com eles. Aproveite e identifique riscos também! Faça um diagnóstico completo.
Defina quais processos precisam ser digitalizados
Em vez de automatizar tudo ao mesmo tempo, comece aos poucos a partir do seu diagnóstico. Priorize os processos mais críticos, que podem ter a ver com gestão de pessoas, contratos, assinaturas, aprovações internas ou outro.
Analise o volume documental
Como o volume de documentos influencia diretamente no armazenamento, na performance, nos custos e na própria necessidade de automação, bem como no nível de complexidade do software implementado, é fundamental que você o conheça bem.
Pesquise as opções mais próximas do seu objetivo
Depois de entender seus gargalos, prioridades e volume documental, use as informações para levantar as soluções mais compatíveis com a sua realidade.
Nesse momento, não busque ainda “a plataforma perfeita”, mas opções que façam sentido para o tamanho da sua empresa, para o nível de automação desejado e para os processos que precisam ser resolvidos primeiro.
A ideia é criar uma seleção inicial que será filtrada nos próximos critérios até chegar à decisão mais adequada.
Entenda se há adequação a LGPD
Certifique-se de que o software escolhido esteja adequado à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), especialmente se sua empresa lida com dados pessoais, financeiros, jurídicos, médicos ou trabalhistas.
Isso inclui entender como a plataforma faz armazenamento, compartilhamento, controle de acesso, retenção e exclusão de dados, além de verificar se existem registros de rastreabilidade e políticas claras de segurança da informação.
Avalie segurança e compliance
Ainda, especialmente se a sua empresa lida com dados pessoais ou sensíveis, lembre-se de garantir a implementação de uma plataforma documental com:
- Controle de acesso
- Criptografia
- Logs
- Rastreabilidade
- Backups
- Conformidade regulatória
Considere integrações
Analise as possibilidades de integrar seu software ao seu ERP, CRM, RH, financeiro, BI ou outro.
Se você não estiver escolhendo exatamente uma plataforma para enviar e coletar assinaturas, dê preferência àquela tecnologia que também permita integração com uma API de registros eletrônicos.
Pondere a facilidade de uso
Um software extremamente complexo pode gerar resistência interna, baixa adesão das equipes e até retorno ao uso de processos paralelos, como planilhas ou trocas de documentos por mensagens e e-mails.
Por isso, avalie não apenas as funcionalidades da plataforma, mas também sua usabilidade no dia a dia e, consequentemente, sua:
- Facilidade de navegação
- Curva de aprendizado
- Velocidade operacional
- Clareza das permissões
- Experiência mobile
- Praticidade para localizar arquivos
Quanto mais intuitivo for o sistema, maiores as chances de a implementação realmente funcionar na prática.
Finalmente, pense em escalabilidade
Um software pode ser bom hoje se tornar limitado em poucos meses caso sua empresa cresça, aumente o volume documental ou precise automatizar novos processos. Para evitar essa dor de cabeça, foque na escalabilidade também – desde o início.
A plataforma escolhida suporta:
- Aumento de usuários?
- Crescimento de armazenamento?
- Expansão de integrações?
- Automações futuras?
- Usos simultâneos?
Se sim, implemente já sabendo que você estará evitando trocas prematuras de tecnologia, retrabalho operacional e custos desnecessários no futuro.
Como implementar um software de gestão de documentos?
Coloque a mão na massa, partindo da estruturação de processos, da organização de responsabilidades e do preparo da operação para um novo modelo!
- Mapeie os documentos da sua empresa (quais existem, aonde estão, quem usa, quem aprova, quais são críticos etc.)
- Organize estruturas de pastas, categorias, tags, responsáveis e padrões de nomes antes mesmo de começar a usar o sistema
- Se ainda não tiver políticas claras de gestão e armazenamento de documentos em ambientes digitais, formalize-as
- Configure permissões de acesso em diferentes níveis, segmentações e áreas
- Estruture os chamados “workflows de documentos”, definindo quem cria, revisa, aprova, arquiva cada um
- Capacite os colaboradores da sua empresa para usarem o sistema corretamente
Após a implementação, monitore o uso e os indicadores, como tempo de aprovação, volume documental, atrasos e retrabalhos, documentos perdidos, adesão dos profissionais.
Por que empresas investem cada vez mais em gestão documental? Vale a pena?
Da segurança da informação ao compliance, passando por diversos aspectos práticos e abrangendo até questões como governança corporativa e experiência do colaborador, a gestão documental ajuda as empresas a:
- Armazenar documentos imediatamente
- Evitar arquivos paralelos ou duplicados
- Prevenir a perda de contratos
- Acompanhar aprovações em tempo real
- Localizar arquivos com facilidade
- Automatizar tarefas repetitivas
- Acelerar processos
- Minimizar erros operacionais
- Eliminar riscos jurídicos
- Evitar problemas em auditorias
- Não depender excessivamente de pessoas específicas
Além disso, a tendência é que a gestão documental fique cada vez mais integrada à automação, inteligência artificial, compliance e operação digital das instituições, um último ponto igualmente importante que justifica porque os softwares apresentados no decorrer deste artigo passaram a fazer parte da estrutura estratégica de negócios modernos.
Vale a pena implementar. Basta escolher certo!
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