Empresas que fazem fiscalização de contratos acompanham, conferem e registram se um colaborador, fornecedor ou terceirizado, por exemplo, está cumprindo com o que ficou combinado através do documento – assinado por ambas as partes.
E, apesar de ser obrigatória somente em alguns contextos, a fiscalização é sempre essencial para evitar problemas trabalhistas, passivos e multas, falhas na prestação de serviços e até responsabilização por erros.
Entenda mais neste artigo e previna-se contra prejuízos de forma organizada, consistente e condizente com a sua realidade e o seu orçamento.
O que é uma fiscalização de contrato e quando as empresas devem fazer?
A fiscalização de contratos é uma espécie de controle de segurança, através da qual gestores de corporações de todos os tipos conseguem identificar falhas, negociar ajustes ou aplicar penalidades às partes, quando necessário. Ela deve acontecer de forma preventiva, para a empresa evitar que pequenas falhas se transformem em grandes confusões.
Sempre que há risco de descumprimento de obrigações, prejuízo financeiro e/ou exposição jurídica, essa fiscalização se faz necessária, portanto, não a considere exclusiva de grandes instituições ou de locais com operações complexas.
Tampouco deixe para executá-la só quando a cabeça já tiver começado a doer!
5 sinais de que sua empresa precisa fiscalizar contratos
Mais do que uma boa prática, um controle de segurança dos documentos corporativos é essencial se você:
- Terceiriza mão de obra
- Trabalha com fornecedores recorrentes ou críticos para a operação
- Quer evitar problemas com entregas fora do padrão ou com atrasos
- Precisa visualizar melhor prazos e obrigações
- Tem contratos de longa duração ou com renovação automática
E não se esqueça de somar ao acompanhamento um registro formal de evidências de que ele está acontecendo! Separamos orientações completas para você agir o quanto antes, siga em frente na leitura.
Como organizar um processo de fiscalização de contratos? Dicas essenciais
A etapa mais importante de toda a conferência é garantir que cada documento tenha um responsável definido, evitando falhas, esquecimentos ou lacunas no processo. Mas ela não é a única!
Defina responsáveis
Determine quem vai acompanhar cada contrato e atribua tarefas críticas a essas pessoas, certificando-se de que elas não sejam esquecidas.
Saiba que você não precisa centralizar tudo numa única área e que, na verdade, o mais eficiente provavelmente seja distribuir as responsabilidades conforme o tipo de controle necessário:
- RH ou DP – acompanhamento de obrigações trabalhistas e terceirizados
- Jurídico – análise de cláusulas, riscos contratuais e aplicação de penalidades
- Financeiro – controle de pagamentos, reajustes e cobranças
- Gestores – acompanhamento da execução do serviço e qualidade das entregas
Crie listas de monitoramento
Catalogue documentos obrigatórios, entregas esperadas, obrigações legais e relatórios necessários, pois isso ajuda todos os envolvidos a organizar a rotina e registrar evidências para você ou qualquer auditoria.
Faça um calendário e mantenha-o atualizado
Especificamente para a gestão de prazos de contratos (com registros de vencimentos, entregas parciais e marcos importantes), crie e atualize um calendário possível de ser visualizado por você e pelos responsáveis.
Isso é fundamental para um bom alinhamento das partes.
Monitore as cláusulas de cada documento
Garanta que escopo, pagamentos, penalidades e obrigações legais de todos os contratos estejam sendo cumpridos.
Se você identificar qualquer problema, registre a ocorrência, comunique as partes envolvidas o quanto antes e avalie a necessidade de aplicar ajustes nas cláusulas contratuais ou renegociar condições ou acionar penalidades previstas.
Tenha um registro de evidências
Documente – e oriente sua equipe a documentar também – todas as conferências, aprovações e ocorrências ligadas ao fluxo de documentos da sua empresa, pois isso vai servir como prova em caso de questionamentos ou auditorias.
Automatize o que for possível
Busque ferramentas digitais capazes de integrar a maioria dos processos do controle de contratos, senão todos.
Comece, por exemplo, implementando uma API de assinatura eletrônica para fazer os registros através do seu sistema de gestão e armazenar arquivos em nuvem com validade jurídica.
Aos poucos, vá trabalhando com alertas automáticos de prazos, dashboards de acompanhamento e integração do fluxo com outras áreas da empresa, reduzindo o trabalho manual e aumentando a segurança das informações.
Siga um checklist próprio de fiscalização
Copie e cole no seu bloco de notas para usar quando precisar:
[ ] O contrato está assinado e é válido?
[ ] Tenho um responsável definido por fiscalizá-lo?
[ ] Meus prazos estão devidamente monitorados?
[ ] As entregas estão conferidas? E seguem o acordado?
[ ] Outras obrigações foram verificadas?
[ ] As ações estão de acordo com as cláusulas contratuais?
[ ] Pagamentos e cobranças acontecem corretamente?
[ ] Evidências e registros da fiscalização estão documentados?
[ ] Para quando devo agendar uma próxima revisão periódica?
[ ] A revisão anterior foi devidamente realizada?
Não importa se você precisa seguir a Lei nº 14.133/2021, que, para o setor público, determina a designação de um fiscal de contrato responsável pelo acompanhamento da execução, ou se está preocupado com um compliance contratual específico para a sua empresa privada!
Também não importa o tipo de contrato em questão, esse checklist vai ser valioso.
Vale a pena fiscalizar contratos em empresas privadas?
Com certeza! Enquanto a fiscalização aumenta o controle sobre prazos e entregas, a previsibilidade de custos e a facilidade e a agilidade de correção de falhas, além de reduzir riscos, a ausência dela expõe seu negócio a surpresas desagradáveis, inclusive financeiras.
Ao monitorar esses documentos tão importantes, você está ativando um mecanismo de proteção e previsibilidade.
Experimente em:
- Contratos de terceirização de mão de obra (limpeza, segurança, tecnologia, manutenção etc.) – atenção para folha de pagamento, registros de ponto, FGTS, ASO e férias
- Contratos com fornecedores críticos ou recorrentes – cuidado com o cumprimento de prazos e cláusulas e a qualidade do produto ou serviço
- Contratos que têm risco regulatório ou legal (envolvendo normas ambientais, saúde, segurança, obrigações fiscais etc.) – há licenças, certificados e relatórios obrigatórios; é necessário o alinhamento dos procedimentos à legislação vigente
- Contratos firmados com órgãos fiscais – documentações e cláusulas muitas vezes são específicas
- Contratos de renovação automática ou longa duração – a empresa pode se ver presa a condições desatualizadas ou a obrigações que não estão sendo cumpridas
Só cuidado com o excesso de burocracias ou processos confusos ao longo do percurso! Muitos gestores criam controles complexos demais, que acabam sendo ignorados ou mal aplicados, então, faça diferente.
Por último, mas não menos importante, tenha a tecnologia como aliada!
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