Pelo nome, você já pode imaginar: um contrato digital é um contrato feito online; um acordo formal entre duas ou mais partes que contém a estrutura igual a de um contrato físico e pode ter validade jurídica se seguir algumas normas.
A assinatura desse documento não depende de impressões e cópias, tampouco as partes precisam enviá-lo via motoboy ou autenticá-lo em cartório: todo o processo de revisão e autenticação acontece remotamente, através de plataformas avançadas ou qualificadas.
O resultado? Menos burocracia e gasto de dinheiro, de papel e de tinta, mais agilidade e praticidade. Este artigo explica tudo, tim-tim por tim-tim!
Como funciona um contrato digital?
Um contrato digital funciona como um documento construído e autenticado totalmente online. Ele é criado através de uma plataforma específica, compartilhado entre as partes e assinado da mesma maneira. Em seguida, é armazenado com segurança.
1. Escolha da plataforma
Quem faz um contrato digital pode optar por realizá-lo em plataformas consideradas qualificadas ou avançadas: tudo vai depender do propósito do documento.
- Plataforma qualificada – utiliza certificação digital emitida pela ICP-Brasil e é geralmente utilizada para assinaturas de documentos que exigem formalidade legal específica, como contratos imobiliários, societários ou similares
- Plataforma avançada – é para criação, assinatura e gerenciamento de diversos tipos de contratos (acordos comerciais, contratos de prestação de serviços, contratos internos etc.). Somente não pode ser utilizada quando há exigência de assinatura digital via plataforma qualificada
E não se preocupe com gastos para fazer seus registros cotidianos, pois existem excelentes plataformas avançadas de documentos eletrônicos permitindo 100 assinaturas grátis por mês!
2. Criação do documento
Já na plataforma escolhida, a pessoa responsável pelo contrato pode criá-lo do zero ou carregá-lo em forma de arquivo.
É importante conferir se, nele, constam todas as informações necessárias: cláusulas, dados das partes, prazos, valores, obrigações, condições de rescisão etc.
3. Compartilhamento para assinatura
Então, o responsável compartilha o documento para assinatura pelas partes envolvidas. Esse compartilhamento acontece através de comandos simples no computador ou no celular – e todos recebem o alerta por e-mail.
Novamente, a assinatura eletrônica via plataformas avançadas será suficiente para diferentes tipos de contratos empresariais e comerciais, termos de aceite, acordos internos e outros que não exigem certificação digital.
Somente haverá necessidade do uso de uma plataforma de assinatura digital caso o contrato exija formalidade legal específica ou precise ter validade plena para fins judiciais.
4. Armazenamento seguro
Depois da assinatura eletrônica, por exemplo, cada contrato fica armazenado em servidores seguros, que registram informações importantes, como data e hora (timestamp ou carimbo de tempo) das autenticações e IP de cada acesso, permitindo controle e rastreabilidade.
E é importante dizer: por causa da criptografia, nenhum conteúdo de nenhum arquivo pode ser alterado ou acessado indevidamente, viu? Essa é uma diferença bastante importante na comparação entre contratos digitais e tradicionais.
Contrato físico vs. digital: diferenças para você conhecer
Entendendo melhor o funcionamento de um documento feito por computador ou celular, talvez você esteja em dúvida sobre adotar a modernização ou seguir com os arquivos em papel, por isso aqui está um quadro com alguns destaques:
| Contrato físico | Contrato online | |
|---|---|---|
| Assinatura | Manual | Eletrônica ou digital |
| Compartilhamento | Impressão e envio | |
| Armazenamento | Em pastas | Na nuvem |
| Processamento | Dias ou semanas | Minutos ou horas |
| Riscos de fraudes | Altos | Nulos |
| Impacto ambiental | Alto | Baixo |
| Reputação da empresa | Sem destaque; tradicional | Sustentável; moderna |
Só existe uma semelhança entre contrato físico e digital: ambos têm validade jurídica.
O que diz a Lei sobre contrato digital? [VALIDADE JURÍDICA]
Um dos principais marcos legais que garante a validade jurídica dos contratos feitos online é a MP 2.200-2/2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil (ICP-Brasil) e regula a certificação digital.
Além dessa Medida Provisória, o Marco Civil da Internet criado em 2014 reforça os direitos de pessoas físicas e jurídicas no ambiente de internet, garantindo segurança para transações eletrônicas de todos os tipos, incluindo a assinatura de documentos.
Ainda, o Código Civil brasileiro prevê que acordos firmados por meios eletrônicos tenham validade desde que cumpram os requisitos essenciais para a formação de qualquer contrato:
- Participantes devem concordar com termos e formato de forma livre
- O que está sendo acordado não pode violar a Lei ou ser impossível de cumprir
- Quem assina precisa ter capacidade jurídica (condições legais) para isso
- Se a Lei exige algum formato específico de documento ou assinatura, a exigência deve ser seguida
Ao fazer um contrato digital com assinatura eletrônica, portanto, você e/ou o seu negócio estarão totalmente dentro da Lei.
E ainda poderão usufruir de vantagens como mais economia de recursos (tempo e dinheiro), muito mais praticidade na hora de fechar negócios, ampliação do raio de atendimento e fortalecimento da confiança do cliente na sua marca.
Se quiser aproveitar a oportunidade e automatizar todo o seu manejo de documentos, experimente a integração das assinaturas ao seu ERP e programe notificações automáticas para prazos e renovações.
Você vai ver um universo inteiro de possibilidades se abrindo bem à sua frente – na tela do computador ou do celular.
Deixe seu comentário ou dúvida