O contrato tradicional difere do digital principalmente porque depende de assinatura à mão e precisa ser enviado fisicamente aos signatários, além de armazenado em pastas ou arquivos também físicos, enquanto a versão mais moderna permite:
- Assinaturas online e à distância; e
- Armazenamento em nuvem
- Com garantia jurídica
Isso sem mencionar a possibilidade de acompanhar o ingresso de signatários no documento em tempo real, com registro de dias e horários!
E por que essas diferenças têm tanta importância? Pois são elas que “definem” os prazos de uma negociação ou admissão de funcionário, por exemplo, e até se um negócio será ou não fechado dentro de uma empresa.
Este artigo as explica e exemplifica em detalhes.
Diferenças entre contratos digitais e em papel [COMPARATIVO ATUALIZADO]
Do compartilhamento à assinatura, contratos feitos em ambientes digitais são bastante distintos dos tradicionais (físicos), exceto por uma coisa: ambos têm validade jurídica.
Sim, um contrato digital é válido juridicamente, e a assinatura eletrônica deixada nele pelas partes é reconhecida por Lei, tornando-o oficial desde que todos concordem com os termos e tenham capacidade legal para assinar.
No país, a validade jurídica de contratos eletrônicos é respaldada tanto pela MP 2.200-2/2001 quanto pelo Marco Civil da Internet e pelo Código Civil, então, não se preocupe!
Agora, veja um comparativo atualizado das distinções previamente mencionadas:
Assinaturas
| Contrato digital | Contrato tradicional |
| Recebe assinaturas remotas validadas por diversos métodos de autenticação | Exige assinaturas presenciais, geralmente dependentes de idas ao cartório |
Envios/Compartilhamentos
| Contrato digital | Contrato tradicional |
| É compartilhado com os signatários por mensagem ou e-mail, em forma de link | Precisa de cópias físicas, enviadas por motoboy, pelos Correios ou entre as partes |
Alterações
| Contrato digital | Contrato tradicional |
| Pode ter várias versões e alterações devidamente registradas e controladas online; os registros de mudanças são auditáveis | Cada nova versão precisa ser reimpressa e reenviada, dificultando atualizações; é difícil comprovar mudanças e revisões |
Lembretes
| Contrato digital | Contrato tradicional |
| Os signatários recebem mensagens automáticas da plataforma de assinaturas eletrônicas, por exemplo, alertando sobre prazos e mudanças | Cada parte deve controlar manualmente datas e vencimentos ou o principal interessado na coleta de assinaturas deve enviar lembretes |
Armazenamento
| Contrato digital | Contrato tradicional |
| É armazenado em nuvem e não ocupa espaço físico, nem tem chances de ser perdido | Depende de pastas e arquivos para ser preservado; pode ser perdido com facilidade |
Reputação
| Contrato digital | Contrato tradicional |
| Mostra que a empresa que conta com essa tecnologia é sustentável, moderna e ágil | Transmite uma imagem de excesso de burocracias e lentidão |
Mais 5 vantagens do contrato digital que você vai gostar de conhecer
Praticidade e economia de tempo e dinheiro são só alguns dos vários benefícios da modernização da assinatura e do armazenamento de contratos em empresas. Aqui estão outros:
- Se usado para admissão de funcionários, facilita contratações de colaboradores de outras cidades ou até países
- Se usado para propostas comerciais e similares, encurta ciclos de aprovação e aumenta a taxa de sucesso
- Garante segurança e tranquilidade em caso de auditorias, principalmente se o tipo de assinatura eletrônica tem rastreamento de IP e autenticação de dois fatores
- Otimiza a gestão, afinal, além do melhor controle de assinaturas, armazenar documentos online permite filtrá-los e localizá-los de forma rápida
- Pode ter suas assinaturas integradas a ERPs, evitando retrabalhos
E é verdade que a modernização pode gerar resistência aos adeptos ao papel e depende da atualização das políticas internas da empresa e do treinamento de quem vai se envolver com os processos, mas os ganhos em agilidade, rastreabilidade e segurança superam qualquer curva de adaptação.
Entre contrato digital ou físico, o melhor, portanto, é aquele que permite ao seu negócio operar com eficiência, reduzir riscos e manter a conformidade legal, algo que, hoje em dia, só a opção mais moderna entrega.
“Como implementar um contrato digital na minha empresa?”
Quer migrar para um formato remoto? Organize documentos que já existem por aí, descarte versões antigas e defina um padrão para as novas.
Escolha uma boa plataforma de assinatura e armazenamento eletrônico de arquivos e, nela, transforme esse padrão num modelo para usar sempre. Configure permissões de acesso, fluxos de aprovação e alertas automáticos para cada tipo de contrato e comece a usar.
Seu contrato digital vai funcionar da seguinte maneira:
- Uma vez criado ou carregado na plataforma, basta preencher campos variáveis (se necessário)
- Estabeleça o prazo para a coleta de assinaturas e defina lembretes e notificações
- Em seguida, para compartilhar o arquivo com os signatários, adicione dados básicos de contato de cada um
- Acompanhe em tempo real quem abriu, quando e de onde; havendo recusas ou comentários, gere uma nova versão mantendo o histórico
Concluída a última assinatura, solicite à plataforma que armazene o documento em nuvem com criptografia e controle quem poderá acessá-lo. (Spoiler: tudo isso pode sair de graça).
Até a próxima!
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